หลายคนที่สมัครงานทิ้งไว้ เชื่อว่าอาจจะยังมีคำถามเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่ตัวเองไปสมัคร บางคนก็อาจจะรู้คร่าว ๆ ว่าเป็นงานประเภทไหน เช่น รู้ว่าเป็นพนักงานบัญชี แต่ก็ยังไม่รู้ว่าตำแหน่งที่ตัวเองสมัครไว้ ต้องทำอะไรบ้าง (ผู้เขียนก็เช่นกัน) วันนี้ก็เลยอยากจะมาแชร์ประสบการณ์เล็ก ๆ น้อย ๆ จากการทำงานในตำแหน่งพนักงานบัญชีฝ่ายเจ้าหนี้ เพื่อเป็นความรู้พื้นฐานให้ทุกคนได้เตรียมตัว เตรียมใจ ฮ่าๆๆ ว่าจะต้องไปเจออะไรบ้าง ซึ่งจริง ๆ แล้ว พนักงานบัญชีมีหลายฝ่ายมากค่ะ การทำงานก็จะแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่บริษัทเปิดรับสม้ครด้วยนะคะ

คำถาม

          พนักงานบัญชีฝ่ายเจ้าหนี้ หรือศัพท์ทางบัญชีจะเรียกว่า Accounting Payable (AP) เป็นการทำงานในรูปแบบของ "การจ่ายชำระหนี้" ที่เกิดขึ้นกับบริษัทหรือหน่วยงานของเรา หนี้ที่เกิดขึ้นก็จะมาจาก การสั่งซื้อสินค้าต่าง ๆ เข้ามาใช้ภายในบริษัทนั่นเองค่ะ ซึ่งในแผนกบัญชี ก็จะแยกย่อยออกไปอีกหลายฝ่าย เช่น ฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing) ฝ่ายรับสินค้าและจ่ายสินค้า (Store & Receiving) ฝ่ายตรวจนับสินค้าคงเหลือ (Inventory) ฝ่ายเจ้าหนี้ (AP) ฝ่ายการเงิน (Financial) และฝ่ายอื่น ๆ อีกมากมาย ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัท

Advertisement

Advertisement

          จริง ๆ แล้วในปัจจุบันนี้ งานบัญชีก็ไม่ใช่เรื่องยากเลย เพราะว่ามีโปรแกรมสำเร็จรูปให้ใช้มากมาย ง่ายจนแทบจะไม่ต้องเรียนรู้อะไรมาก ก็สามารถทำงานได้ เพราะโปรแกรมจะวางรูปแบบและขั้นตอนการทำงานไว้ให้เรียบร้อยแล้ว แต่สำหรับผู้ที่เคยผ่านงานจากระบบ Manual มาก่อน ก็จะได้เปรียบตรงที่ จะสามารถทราบถึง ที่มาที่ไปของงานตั้งแต่ต้นจนจบ รู้ว่างานไหนต้องทำก่อน หรือทำทีหลัง เมื่อเกิดปัญหาก็จะสามารถแก้ปัญหาได้ตรงจุด สำหรับผู้ที่ไม่เคยทำงานด้านนี้มาก่อน อาจจะเข้าใจความหมายของคำว่า พนักงานบัญชีฝ่าย "เจ้าหนี้" ไปในทางของการทวงหนี้ แต่จริง ๆ แล้ว ฝ่ายทวงหนี้คือ พนักงานบัญชีฝ่ายลูกหนี้ Accounting Receivable (AR) ซึ่งรูปแบบการทำงานกับตำแหน่งที่เรียกกันในทางบัญชี ระหว่าง AR กับ AP มันอาจจะย้อนแย้งกันสักหน่อย แต่ถ้าได้ทำงานจริง ๆ ก็จะเข้าใจว่าแต่ละตำแหน่งต้องทำอะไรบ้าง 

Advertisement

Advertisement

หางาน

          สำหรับตำแหน่งพนักงานบัญชีฝ่ายเจ้าหนี้ (AP) นั้น หน้าที่หลักคือ การจ่ายชำระหนี้ให้กับ Supplier(ผู้ผลิต) ที่เราซื้อสินค้ามาใช้ภายในบริษัท และมีเงื่อนไขในการชำระหนี้ Credit Term (ระยะเวลาชำระเงิน) ระหว่างบริษัทคู่ค้ากับเราด้วย เช่น จ่ายชำระภายใน 7 วัน 15 วัน หรือ 1 เดือน พูดง่าย ๆ ก็คือ การให้เครดิต นั่นเองค่ะ การให้เครดิตก็เพื่อทิ้งระยะเวลาในการจ่ายชำระหนี้ออกไปก่อน เพื่อให้บริษัทที่เราทำงานอยู่ ได้มีเวลาในการหารายได้เข้าบริษัท ยิ่งให้เครดิตนานก็ยิ่งดีกับผู้ซื้อ แต่ไม่ดีกับผู้ขายนะคะ บริษัทอาจจะให้สิทธิ์ AP สามารถเป็นผู้กำหนด Credit Term ขึ้นเองได้ ขึ้นอยู่กับบริษัทคู่ค้าของเราด้วยน่ะ แต่บางบริษัทก็จะกำหนดให้อย่างชัดเจนไปเลย เพื่อให้เราทำงานให้เสร็จตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งหมายถึงประสิทธิภาพในการทำงานของเราด้วย ตรงนี้แหล่ะ ที่จะทำให้เราต้องกลับบ้านดึก ๆ ดื่น ๆ ฮ่าๆๆ

Advertisement

Advertisement

ใบสมัครงาน

          รูปแบบในการทำงานของตำแหน่ง AP ก็จะประกอบไปด้วย

  • การบันทึกบัญชี โดยการสร้าง Invoice หรือ Import มาจาก Inventory
  • การบันทึกบัญชี เมื่อมีการมัดจำค่าสินค้า (Deposit)
  • การจ่ายชำระค่าสินค้า ที่เป็นเงินสด  (Petty Cash)
  • การจ่ายชำระค่าสินค้า โดยการจ่ายเป็นเช็ค (Cheque Payment)
  • การออกใบลดหนี้ (Credit Note) หรือเรียกย่อ ๆ ว่า CN
  • การออกหนังสือรับรอง การหักภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)
  • การจัดทำรายงานภาษีซื้อ (Vat)
  • การรายงาน การจ่ายชำระหนี้ (Aging Report) หรือการปิดงบ          

การทำงาน

          ได้ทราบถึงขั้นตอนในการทำงานคร่าว ๆ แล้ว อย่าพึ่งถอดใจกันน่ะ โปรแกรมสำเร็จรูปเขาทำไว้ให้เราหมดแล้วค่ะ ขอแค่เราเข้าไปเรียนรู้การทำงานของระบบก็พอ มันไม่ได้ยากเหมือนที่เราคิด โซเชียลต่าง ๆ ที่เราถู ๆ ไถ ๆ เล่นกันอยู่ทุกวันนี้ ก็ไม่ต่างกันเลย ง่ายแค่ปลายนิ้ว ฮ่าๆๆ งานบัญชีเป็นงานที่มั่นคงที่สุดงานหนึ่ง ที่เราจะสามารถทำไปได้นานจนถึงวัยเกษียนเลยน๊า ยิ่งเก๋า ยิ่งเก่งน่ะบอกเลย ส่วนรายละเอียด (Detail) ลึก ๆ ของแต่ละขั้นตอนในการทำงาน ต้องไปเรียนรู้เองนะคะ เพราะถ้ามารีวิวทั้งหมดทุกขั้นตอน กลัวว่าจะไม่มีคนอ่าน ฮ่าๆๆๆ

 

เขียนโดย วลี บุญกรณ์

 

ขอบคุณภาพประกอบจาก pixabay: ภาพที่ 1 / ภาพที่ 2 / ภาพที่ 3 / ภาพที่ 4