มาทำสารบัญ อัตโนมัติจากโปรแกรม Microsoft Word กันครับ สวัสดีครับผู้เข้ามาอ่าน คุณกำลังทำรูปเล่มรายงาน งานวิจัย หรือจัดรูปเล่มงาน แล้วมีปัญหาเรื่องการจัดทำสารบัญอยู่ วันนี้เราจะมาแก้ไขปัญหานี้ไปด้วยกัน โดยก่อนอื่นผมขอบอกว่าในบทความนี้จะมีเนื้อหาดังต่อไปนี้การเตรียมหน้ากระดาษสำหรับทำสารบัญอัตโนมัติการกำหนดค่าหัวเรื่องการใส่สารบัญอัตโนมัติก่อนอื่นการทำสารบัญอัตโนมัติต้องเป็น Microsoft word 2010 ขึ้นไป ผมจะขอใช้ Microsoft Word 2019 เวอร์ชั่นภาษาอังกฤษ เป็นโปรแกรมตัวอย่างในการสาธิต และข้อเรียกสั้น ๆ ว่า Word นะครับ1. การเตรียมหน้ากระดาษสำหรับทำสารบัญอัตโนมัติ อันนี้เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการจัดทำสารบัญอัตโนมัติครับ เพราะเป็นการแบ่งส่วนเอกสารที่เพื่อให้รูปแบบเอกสารเป็นไปอย่างสากลนิยมครับ เรามาเริ่มจากทำความเข้าใจเมนู Breaks บนแถบ Layout ตามรูปนะครับเพื่อความกระชับของเนื้อหาผมขออธิบายเมนูที่สำคัญในการทำสารบัญเท่านั้นนะครับ เริ่มงาน Breaks คือเมนูในการขึ้นหยุดหน้ากระดาษอธิบายเหมือนการขึ้นหน้าใหม่นั้นเอง โดยเมนู Breaks นี้ผมจะขออธิบายเฉพาะคำสั่ง Page ที่อยู่ในเมนู Page Breaks และคำสั่ง Next Page ในเมนู Section Breaks1. คำสั่ง Page คือทำสั่งในการขึ้นหน้าใหม่เหมือนเรา Enter หลาย ๆ ครั้งเพื่อขึ้นหน้าใม่ครับ แต่ว่าคำสั่งนี้จะทำให้ขึ้นหน้าใหม่ทันที และไม่เกิดปัญหาหน้าเอกสารเลื่อนในกรณี ที่หน้าด้านบนมีการเปลี่ยนแปลงบรรทัด ดังนั้นหากจะขึ้นหน้าเอกสารให้ทุกครั้งให้ใช้คำสั่งนี้นะครับ2. คำสั่ง Next Page คือคำสั่งในการแบ่งส่วนหน้ากระดาษออกจากกัน ที่ต้องแบ่งส่วนเอกสารเพราะมันจะส่งผลถึงการกำหนดเลขหน้า เช่น สารบัญเลขหน้าต้องเป็น ก , ข , ค แต่เลขหน้าของเนื้อหน้าต้องเป็น 1 , 2 , 3 เป็นต้น เมื่อเราใช้คำสั่งนี้ ให้เราไปดูความแตกต่างได้ที่หัวกระดาษครับ จะบอกว่าตอนหน้าเอกสารอยู่ที่ Section ไหน ดังภาพนี้ครับโดยการเตรียมหน้ากระดาษสำหรับทำสารบัญอัตโนมัติ ให้เรานำเอกสารที่มีทุกไฟล์มาร่วมเป็นไฟล์เดียวกันครับ และให้ใช้คำสั่ง Next Page ในการขึ้นหน้าใหม่ของแต่ละไฟล์ และให้เว้นกระดาษบนสุดไว้เป็นสารบัญ ของเอกสาร ดังตัวอย่างนี้จากนั้นให้เราอยู่ในแถบของ Design แล้วคลิกเอา Link to Previous ออก เพื่อตัดการเชื่อมต่อของแต่ละส่วนของเอกสาร ย้ำว่าต้องทำทุกการขึ้น Section ใหม่นะครับ หลังจากนี้ก็ใส่เลขหน้าเลยครับ โดยไปที่ หน้าสารบัญก่อนครับ เลือก เมนู Page Number เลือกคำสั่ง Format page Numbersจากนั้นตั้งค่าให้เลขหน้าเป็นรูปแบบตัวอักษรไทย ดังรูปนี้จากนั้นไปที่หน้าเนื้อหาเอกสาร(ในตัวอย่างจะเป็นบทที่ 1) เพื่อใส่เลขหน้า ดังภาพนี้ ก็เสร็จสิ้นขั้นตอนนี้ครับ หมายเหตุ : หากต้องการให้หน้าแรกของบทไม่มีตัวเลขให้เลือกคำสั่ง Different First Page ครับ2. การกำหนดค่าหัวเรื่อง คำสั่งต่อไปที่เราจะใช้จะอยู่ในแถบ Home ดูที่ช่องคำสั่ง Styles จะมีคำสั่ง Heading 1 , Heading 2โดยคำสั่งนี้คือการกำหนดหัวหน้าให้กับสารบัญของเรา โดยที่ Heading 1 คือหัวข้อใหญ่ที่สุด เช่น คำนำ , สารบัญ , สารบัญภาพ , บทที่ 1 เป็นต้น และ Heading 2 คือ หัวข้อย่อยในบท หากมีหัวข้อที่ย่อยลงไปอีกก็ให้เลือก Heading 3 โดยเราสามารถตั้งค่าทั่วไปของตัวอักษร Heading โดยการคลิกขวาที่คำสั่ง เลือกคำว่า Modify ดังรูปนี้ การใช้คำสั่งนี้ก็ทำได้โดย การคลุมดำที่ข้อความแล้วคลิกเลือกคำสั่ง Heading ได้เลย ให้เราทำการเลือกคำสั่ง Heading ให้กับข้อความที่ต้องการให้อยู่ในสารบัญให้หมดครับ ก็เป็นอันจบขั้นตอนนี้3. การใส่สารบัญอัตโนมัติหลังการกำหนดค่า Heading ให้กับข้อความ ก็ถึงขั้นตอนการสร้างสารบัญอัตโนมัติแล้วครับ เริ่มจากให้เราไปที่หน้าของสารบัญที่เตรียมไว้ จากนั้นไปที่ แถบ References เลือกคำสั่ง Table of Contents เลือกรูปแบบของสารบัญตามความต้องการ ดังตัวอย่างนี้เพิ่มเติม : หากมีการแก้ไข ปรับปรุงเอกสาร ให้ทำการปรับปรุงสารบัญด้วยนะครับ โดยเลือกคำสั่ง Update Table ตามภาพนี้ครับยังมีเทคนิคการทำ สารบัญภาพ , สารบัญตาราง , บรรณานุกรม กรุณาติดตามบทความต่อไปครับเนื้อหาและภาพประกอบการบรรยายโดย : P-a-n-i-t-a-n