ปัจจุบันกระแส Smart office เริ่มเป็นนิยมในหลายหน่วยงาน ซึ่งทุกภาคส่วนได้ดำเนินการปรับตัวเป็นสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ โดยการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีทางการสื่อสารมาปรับประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน เพื่อให้การทำงานเป็นไปด้วยความรวดเร็ว ประหยัดทรัพยากรสิ้นเปลือง อีกทั้งยังอำนวยความสะดวกแก่ผู้ที่ใช้งานและผู้รับบริการของหน่วยงานอีกด้วย บางหน่วยงานกำลังเริ่ม บางหน่วยงานก็เป็นสำนักงานอิเล็กโทรนิกส์เต็มตัวแล้ว เช่น สำนักงานเทศบาลตำบลแม่เหียะ จังหวัดเชียงใหม่ ผู้เขียนได้มีโอกาสเดินทางมาศึกษาดูงานระบบ smart office หนึ่งในโครงการ Smart City ณ เทศบาลตำบลแม่เหียะ จังหวัดเชียงใหม่ ซึ่งที่นี่ได้รับการยกย่องให้เป็น smart city ที่มีการบริหารจัดการโดยใช้เทคโนโลยีหลาย ๆ ด้านมาปรับประยุกต์ให้งานที่เคยทำแบบ manual กลายเป็นสำนักงานที่มีความอัจฉริยะ ตอบโจทย์ทั้งผู้ใช้งานในสำนักงาน และประชาชนซึ่งเป็นผู้รับบริการด้านสาธารณะได้เป็นอย่างดีทีเดียว ทำไมจึงต้องทำให้สำนักงานเป็น smart office ด้วย คำตอบคือ ปัญหา การที่มีปัญหาเดิมๆ เกิดขึ้นซ้ำซาก แก้ไขแล้วยังเป็นเหมือนเดิม กระบวนการทำงานใช้เวลานาน เช่น การค้นหาหนังสือของงานสารบรรณ ต้องมาเปิดสมุดทะเบียนรับ- ส่ง เพื่อตามหาเส้นทางการเดินหนังสือ การติดตามงานซ่อมบำรุงของหน่วยซ่อมบำรุง ต้องใช้วิธีการโทรประสานเพื่อให้ได้ข้อมูล การรายงานผลต่อผู้บังคับบัญชามีความล่าช้า การให้บริการเกี่ยวกับการขออนุญาตต่าง ๆ ต้องใช้เวลาในการอนุมัตินาน ด้วยเหตุจากปัญหาเหล่านี้ จึงเป็นจุดเปลี่ยนของการพัฒนาการปฏิบัติงาน ให้ตอบโจทย์ของประชาชนผู้ที่มาติดต่อราชการต่างๆ เสร็จสิ้นในจุดเดียว โดยเทศบาลตำบลแม่เหียะมีจุดบริการ one stop service ซึ่งรวมบริการทุกอย่างไว้ที่นี่ เช่น การจดทะเบียนพาณิชย์ การขออนุญาต จะมีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสาร และดำเนินการออกใบอนุญาตให้ได้เลย สำหรับเรื่องร้องทุกข์ร้องเรียน ก็มีเจ้าหน้าที่รับเรื่องและกระจายงานให้หน่วยที่รับผิดชอบดำเนินการ โดยใช้เวลาน้อยเดียว ประชาชนยังสามารถติดตามเรื่องที่ได้ยื่นคำร้องไปนั้นว่าดำเนินการถึงไหนแล้ว ติดขัดหรือขัดข้องอย่างไรผ่านไลน์อีกด้วย อีกทั้งผู้บริหารสามารถติดตามการดำเนินการของแต่ละเรื่องได้โดยไม่ต้องมีเอกสารรายงาน เทศบาลตำบลแม่เหียะได้พัฒนา smart office จนเป็น smart city ที่มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลในระดับหนึ่งแล้ว ซึ่งเกิดจากความร่วมมือจากผู้บริหาร บุคลากร เจ้าหน้าที่ และประชาชน จนเกิดความสำเร็จ นับเป็นหน่วยงานต้นแบบที่น่าเอาเป็นแบบอย่าง นอกจากความอัจฉริยะของเทคโนโลยีที่สามารถช่วยให้งานมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลอันสูงสุดแล้ว การจัดบรรยากาศของสำนักงานก็มีส่วนช่วยให้การปฏิบัติงานมีคล่องตัว ทำให้มีพื้นที่ว่างภายในสำนักงานมากขึ้น เนื่องจากไม่ต้องมีตู้เอกสารที่ตั้งเป็นแถว ไม่มีกองเอกสารที่สูงเป็นภูเขาบนโต๊ะทำงานอีกแล้ว ก่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างเจ้าหน้าที่กันมากขึ้น เสริมสร้างการทำงานเป็นทีมได้ดี อีกทั้งเป็นลดการใช้กระดาษ เนื่องจากข้อมูลต่างๆ ได้ถูกจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ที่สามารถเรียกใช้ได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ๆ ในสำนักงานและในระบบอินเตอร์เน็ต ทำให้ประหยัดทั้งทรัพยากรและเวลาในคราวเดียวกันค่ะภาพปกจาก https://www.pexels.com/ภาพถ่ายทุกภาพโดยผู้เขียน