เชื่อว่าหลาย ๆ คนคงมีปัญหากับการแก้ไขข้อมูลในเซลล์ของตาราง Excel อยู่ไม่น้อยเลยใช่ไหมคะ ยกตัวอย่างง่าย ๆ เลย เช่น แก้ไขคำผิด แก้ไขจากตัวพิมพ์ใหญ่ให้เป็นตัวพิมพ์เล็ก เพิ่มเว้นวรรคข้อความ แทรกเครื่องหมายวรรคตอน และอื่น ๆ อีกมากมาย ถ้าแก้แค่ไม่กี่เซลล์ก็ยังพอพิมพ์แก้ไขด้วยตนเองไหวอยู่ค่ะ แต่ถ้าต้องแก้ข้อมูลทุกเซลล์ในตารางที่ซับซ้อนหลายคอลัมน์เป็นร้อย ๆ แถว เด็กหญิงพิมมี่ไม่สู้แล้วค่ะ จึงหาวิธีลัดเป็นการเร่งด่วน และในที่สุดก็พบวิธีลัดนั้นแล้วค่ะ Find and Replace

สำหรับ Find and Replace เป็นคำสั่งพื้นฐานในโปรแกรม Microsoft Office ที่ใช้ในการค้นหาและแทนที่ข้อความในตำแหน่งต่าง ๆ จากคุณสมบัตินี้ สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการแก้ไขจุดผิดในตารางเป็นจำนวนมาก ว่าแล้วเด็กหญิงพิมมี่จะสาธิตให้ดูนะคะ ภาพด้านล่างนี้คือตัวอย่างไฟล์ที่ต้องการแก้ไขค่ะ สังเกตว่า ในตารางนี้มีทั้งตัวพิมพ์เล็กและพิมพ์ใหญ่ ไม่มีการเว้นวรรคระหว่างตัวเลขและตัวอักษร มีจุดอยู่ด้านหน้าข้อความ ดังนั้น โจทย์ในการแก้ไขข้อมูลตัวอย่างนี้คือ ลบจุดหน้าตัวเลขบางรายการออก เว้นวรรคระหว่างตัวเลขกับหน่วยวัด และเปลี่ยนหน่วยวัดเป็นตัวพิมพ์เล็กค่ะ

Advertisement

Advertisement

1เริ่มต้นที่การลบจุดหน้าตัวเลขบางรายการออก ให้คลิกคลุมแถวที่ต้องการลบจุดออก (หมายเลข 1) เนื่องจากเราต้องการแก้ไขแค่ส่วนนี้เท่านั้น หากไม่เลือกเลย คำสั่งนี้จะทำการแก้ไขในส่วนที่เราไม่ต้องการด้วย จากนั้นให้เลือกเมนูด้านบนคือ ค้นหาและเลือก เลือก ค้นหาและแทนที่ หรือกด Ctrl+F เพื่อเปิดกล่อง ค้นหาและแทนที่ โดยตรง (หมายเลข 2) จากนั้นเลือกแท็บ แทนที่ ในช่อง สิ่งที่ค้นหา ให้ใส่เครื่องหมายจุด . และช่อง แทนที่ด้วย ให้เว้นว่างไว้ กด แทนที่ทั้งหมด (หมายเลข 3) คำสั่งนี้จะค้นหาข้อความที่มีเครื่องหมายจุด . อยู่ และแทนที่ด้วยช่องว่าง เท่ากับว่าจุด . จะถูกลบออกไปนั่นเอง

Advertisement

Advertisement

2

เมื่อลบจุดหน้าตัวเลขในบางรายการออกไปแล้ว ทีนี้เด็กหญิงพิมมี่จะเพิ่มการเว้นวรรคระหว่างตัวเลขค่ะ โดยทำในส่วนของหน่วยวัดเซนติเมตรก่อน สังเกตว่ามีทั้งตัวพิมพ์เล็กและใหญ่เลย เราสามารถแก้ไขทั้งการเว้นวรรคและเปลี่ยนให้เป็นตัวพิมพ์เล็กไปพร้อม ๆ กันได้ เนื่องจากฟังก์ชันค้นหาและแทนที่นี้สามารถค้นหาคำที่สะกดทั้งพิมพ์ใหญ่และเล็กได้ค่ะ ในช่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์คำว่า "CM" และช่อง แทนที่ด้วย ให้พิมพ์คำว่า " cm" (เว้นวรรคเฉพาะหน้าคำว่า cm) จากนั้นกด แทนที่ทั้งหมด (หมายเลข 1)

ผลลัพธ์ที่ได้คือ มีช่องว่างระหว่างตัวเลขกับหน่วยวัด cm และ cm เปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมดค่ะ เช่น 75CM เป็น 75 cm 

Advertisement

Advertisement

3

ตอนนี้ยังไม่ปิดกล่องค้นหาและแทนที่นะคะ ยังเหลือหน่วยวัดมิลลิเมตรค่ะ ในครั้งนี้ไม่สามารถทำพร้อมกันทั้งตารางได้ เนื่องจากในเซลล์ส่วนบน คำว่า mm ไม่มีช่องว่างทั้งหน้าและหลัง ในขณะที่เซลล์อื่น ๆ นั้น คำว่า mm มีช่องว่างหลังคำด้วย จึงต้องแทนที่ด้วยคำและช่องว่างที่ต่างกัน โดยคลิกคลุมแถวด้านบนก่อน (หมายเลข 1) ในช่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์คำว่า "mm" และช่อง แทนที่ด้วย ให้พิมพ์คำว่า " mm " (เว้นวรรคทั้งหน้าและหลังคำว่า mm) จากนั้นกด แทนที่ทั้งหมด (หมายเลข 2)

ผลลัพธ์ที่ได้คือ มีช่องว่างระหว่างตัวเลขกับหน่วยวัด mm ทั้งหน้าและหลัง เช่น 5mm4 cm เป็น 5 mm 4 cm 
4มาถึงส่วนสุดท้ายคือการแก้ไขหน่วยวัด mm ในเซลล์ที่เหลือ ซึ่งเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และมีช่องว่างหลังคำ โดยคลิกคลุมแถวด้านด้านล่าง (หมายเลข 1) ในช่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์คำว่า "MM" และช่อง แทนที่ด้วย ให้พิมพ์คำว่า " mm " (เว้นวรรคเฉพาะหน้าคำว่า mm) จากนั้นกด แทนที่ทั้งหมด (หมายเลข 2)

ผลลัพธ์ที่ได้คือ มีช่องว่างระหว่างตัวเลขกับหน่วยวัด mm และ mm เปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมดค่ะ เช่น 12MM 14 cm เป็น 12 mm 14 cm 

5และนี่ก็คือภาพหลังจากการใช้ฟังก์ชัน Find and Replace ในการแก้ไขข้อมูลเพียงแค่พิมพ์และคลิกเพียงครั้งเดียว ข้อมูลในตารางก็จะเปลี่ยนแปลงไปตามที่เราต้องการค่ะ ในตัวอย่างนี้แก้ไข 4 ครั้ง 4 คลิก สิ่งที่เปลี่ยนไปคือ ไม่มีจุดหน้าตัวเลขแล้ว มีระยะหว่างระหว่างตัวเลขกับหน่วยวัด และหน่วยวัดเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนทั้งหมดนี้ใช้เวลาทำประมาณ 5 นาที รวมการบันทึกภาพจากหน้าจอเพื่อประกอบการทดลองในครั้งนี้ค่ะ หากไม่มีการบันทึกภาพหน้าจอ เด็กหญิงพิมมี่รับรองว่าใช้เวลาน้อยกว่านี้แน่นอนค่ะ 

6

เป็นอย่างไรกันบ้างคะสำหรับเทคนิคการใช้ฟังก์ชัน Find and Replace เราสามารถปรับใช้ในการแก้ไขอย่างอื่นที่ซับซ้อนกว่านี้ได้นะคะ แต่ทั้งนี้เราต้องพิจารณาข้อมูลทั้งหมดอย่างละเอียดอีกครั้งค่ะ เพราะการใช้คำสั่งดังกล่าวจะเป็นการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทั้งหมด อาจมีข้อมูลบางส่วนที่เราไม่ต้องการเปลี่ยนรวมอยู่ในนั้นด้วย ซึ่งกรณีนี้เด็กหญิงพิมมี่ได้แสดงให้เห็นในตัวอย่างด้านบนแล้วค่ะ แต่ที่แน่ ๆ เด็กหญิงพิมมี่รับรองว่า Find and Replace ทำให้เราประหยัดเวลาในการแก้ไขข้อมูลกว่าการค้นหาด้วยตาเปล่าและพิมพ์แก้ไขไปทีละเซลล์อย่างแน่นอนค่ะ หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อน ๆ ที่ทำงานด้วยโปรแกรม Excel นะคะ สำหรับวันนี้สวัสดีค่ะ


ภาพปกจาก Pixabay โดย EsaRiutta 

ภาพประกอบทั้งหมดจากโปรแกรม Excel บันทึกภาพหน้าจอโดยผู้เขียน