หลายท่านที่เคยใช้ Excel 2016 ก็อาจจะสงสัยว่าเวลาที่เราคลุมตารางใน Excel จะมีสี่เหลี่ยมเล็กขึ้นมาตรงมุมซ้ายขวาล่างสุดของตาราง นั่นแหละคะเรียกว่า Quick Analysis เครื่องมือในการที่จะพาเราไปสู่เครื่องมือการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เพื่อเป็นความรู้แก่ทุกท่านวันนี้ดิฉันจะพาไปดูวิธีการใช้กันคะ

Q1Quick analysis สามารถช่วยแปลงข้อมูลดิบที่อยู่ในรูปของตาราง เป็นกราฟหรือชาร์ทที่เหมาะสมต่อการวิเคราะห์ อีกทั้งสวยงามและดูง่ายอีกด้วยหลังจากนั้น เราไปดูกันว่า ใน Quick Analysis มี function อะไรให้เราใช้งานกันบ้างนะคะ

Formatting / Charts / Totals / Tables / Sparklines

FormattingFormatting จะประกอบไปด้วย 

1.Data Bars จะแสดงสีในช่องจำนวนที่เป็นตัวเลข เป็นการแสดงแท่งของข้อมูลนั่นเองค่ะเราสามารถกำหนดสีเองได้

2.Color Scale จะแสดงสีให้เห็นตามจำนวนมากน้อยตามสี ส่วน Color จะแสดงข้อมูลในลักษณะของสี เพื่อแสดงถึงข้อมูลด้วยสีต่าง ๆ โดยตัวเลขน้อยสุดจะเป็น สีแดง เลขสูงสุดจะเป็นสีเขียว สำหรับข้อมูลตัวเลขกลาง ๆ จะเป็นสีที่แตกต่างออกไป

Advertisement

Advertisement

จากนั้นเลือก Quick Analysis และเลือก Color ผลลัพธ์ จะเป็นดังรูปด้านล่างค่ะ

3.Icon Set จะแสดงจำนวนเป็นสัญลักษณ์

4.Greater Than จะแสดงสีตามจำนวนที่มากกว่าโดยเลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ เลือก Quick Analysis และเลือก Formatting จากนั้นเลือก Greater จะปรากฎ Dialog ขึ้นมาเพื่อให้ใส่ จำนวนที่จะให้ว่าให้เลือกข้อมูลที่ดีกว่าอะไร ในที่นี้ระบุเป็น “35” จากนั้น จะให้แสดงข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขเป็นอย่างไร ในที่นี่เลือกเป็น “Light Red Fill with Dark Red Text” คือให้ cell และอักษร ที่เข้าเงื่อนไขเป็นสีแดง นั่นเอง

5.Text Contains จะแสดงสีตามตัวอักษรที่เราเป็นคนกำหนด

Advertisement

Advertisement

ดูตัวอย่างได้ตามรูปด้านล่างนี้คะ

เมนู formatCharts จะประกอบไปด้วย 

1.Bar กราฟแสดงแท่งแนวนอน 

2.Column กราฟแสดงแท่งแนวตั้ง

3.Charts อื่น ๆ เช่น Sunburst / Treemap / Funnel / Pareto

การเลือกกราฟ เราไม่ควรใช้กราฟในรูปแบบที่ประหลาดๆ โดยเฉพาะพวกกราฟ 3 มิติ เพราะนอกจากจะดูรกแล้ว ยังหลอกตาสุดๆ อีกด้วย

ดูตัวอย่างได้ตามรูปด้านล่างนี้คะ

charts

Totals จะประกอบไปด้วย

1.Sum การรวมข้อมูลที่เป็นตัวเลข สามารถเลือกการรวมได้ทั้งแถวหรือคอลัมน์

2.Average การถัวเฉลี่ยข้อมูลที่เป็นตัวเลข สามารถเลือกให้ข้อมูลออกได้ทั้งแถวหรือคอลัมน์

3.Count เป็นฟังก์ชันสำหรับนับจำนวนเซลล์ที่ระบุว่ามีข้อมูลอยู่กี่เซลล์

4.%Total การใส่ % ให้กับจำนวนตัวเลข

5.Running total การรวมแบบสะสมยอด

ดูตัวอย่างของสูตรต่างๆ ที่มีในหัวข้อ Totals ว่ามีอะไรบ้างได้ตามรูปด้านล่างนี้คะ

Advertisement

Advertisement

sumTables จะประกอบด้วย

1.การสร้างตารางโดย Pivot Table 

tableที่แสดงมาให้ดูทั้งหมดนั้นคือ Quick Analysis เพื่อให้คนใช้ Excel เข้าถึง Function ต่างๆ ได้เร็วขึ้นโดยที่เราไม้ต้องไปที่ Ribbon tool ผู้เขียนคิดว่าบทความนี้คงเป็นประโยชน์กับทุกคนให้สามารถใช้งาน Excel ได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นนะคะ และหากคุณใช้ได้อย่างชำนาญรับรองเลยคะว่า การวิเคราะห์ข้อมูลรวมทั้งการนำเสนอของคุณจะเหนือชั้นกว่าคู่แข่งอย่างแน่นอน

เครดิตภาพทั้งหมดโดย ผู้เขียน

ดูตัวอย่างได้ที่ Youtube : https://bit.ly/37x87MT

หรือ Fackbook : https://bit.ly/3ho876f