ไลฟ์แฮ็ก
รับงานลูกค้ายังไงให้ไม่พลาด ด้วยเทคนิค "เก้าอี้ 3 ขา"
หลาย ๆ คนที่ทำงานอยู่ปัจจุบัน มักจะเจอปัญหาเวลาไปรับงานลูกค้า หรือแม้แต่งานจากเจ้านายตัวเอง เช่น ทำมาผิดแบบกับที่สั่ง ส่งงานไม่ได้ตามเวลา ทำงานไปสุดท้ายเข้าเนื้อ เป็นต้น
วันนี้ผมมีเทคนิคในการรับมือเรื่องเหล่านี้ง่าย ๆ มาฝากครับ
เทคนิคที่ว่าคือ “เก้าอี้ 3 ขา”
สำหรับใครที่เรียนวิชา Project Management มาอาจจะคุ้นเคยกับเทคนิคนี้อยู่บ้าง เพราะถือเป็นสิ่งพื้นฐานที่ต้องยึดไว้เสมอเวลาบริหารจัดการงานต่าง ๆ ซึ่งประกอบไปด้วย
ขาที่ 1 – Scope หรือขอบเขต
อย่างแรกที่ต้องระมัดระวังและรอบคอบให้มากเวลาไปรับงานจากใคร ก็คือเรื่องของ scope
เราต้องแตกรายละเอียด scope ของงานให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ และ confirm กับลูกค้าก่อนเริ่มรับงานนี้ เพราะ scope จะมีผลต่อส่วนอื่น ๆ เป็นอย่างมาก เช่น ลูกค้าบอกว่าอยากได้โซฟา 1 ตัว เราจำเป็นต้องตั้งคำถามเพื่อลงในรายละเอียดให้ได้มากที่สุด เพื่อเป็นการกำหนด scope ของงาน เช่น ต้องการวัสดุแบบไหน เป็นหนังแท้ หนังเทียม หรือผ้า ขนาดกว้าง ยาว สูงเท่าไหร่ สีอะไร ปรับเอนได้ไหม เป็นต้น ทั้งนี้ ยิ่งเราลงรายละเอียดได้มากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งช่วยให้เราประเมินและวางแผนในส่วนอื่นๆได้ดีมากยิ่งขึ้นเท่านั้น
Advertisement
Advertisement
ขาที่ 2 – Time หรือเวลา
ต่อมาเป็นเรื่องของระยะเวลา ซึ่งก็จะมีผลต่อการจัดการและการวางแผนงานของเราเช่นกัน เช่น หากงานเร่งรีบ เราก็อาจจะต้องไปหาคนมาทำงานเพิ่ม แต่ที่สำคัญคือ เวลาที่ให้มา เราเองต้องประเมินร่วมกับ scope ที่ได้รับด้วย ว่าสามารถทำได้จริงหรือไม่ เช่นลูกค้าบอกอยากให้สร้างบ้านเดี่ยว 1 หลัง ภายในเวลา 1 อาทิตย์ แบบนี้ก็ดูเป็นเรื่องที่ทำไม่ได้หรือทำได้ยากเกินไป
ขาที่ 3 – Budget หรืองบประมาณ
ข้อนี้ก็สำคัญมากเช่นกัน เพราะเราทำงานก็อยากได้กำไรกันทุกคน ดังนั้นเรื่องของ budget ก็เป็นสิ่งที่จำเป็นจะต้องถามลูกค้าอย่างเลี่ยงไม่ได้ เพื่อให้เราสามารถประเมินและต่อรองกับลูกค้าได้อย่างเหมาะสม เช่น ลูกค้ามีงบประมาณ 10,000 บาทสำหรับจัดทริปไปยุโรป ถ้าด้วยงบนี้ แค่คิดก็อาจจะเข้าเนื้อแล้วหล่ะครับ
ดังนั้น จะเห็นได้ว่า ขาทั้ง 3 ขาของเก้าอี้ ต้องมีการปรับให้สมดุลกันอยู่เสมอครับ เช่น ถ้า scope เพิ่ม แน่นอน ระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานก็ต้องเพิ่ม รวมถึงเงินที่ต้องใช้ก็ต้องมากขึ้นด้วย หรือกรณีลูกค้าอยากได้งานเร็ว แต่ระยะเวลาอยากได้เท่าเดิม ก็คงต้องไปคุยกันที่ scope ว่ามีส่วนไหนปรับลดลงได้บ้าง
หากขาทั้ง 3 ของเก้าอี้ไม่สมดุล เก้าอี้ก็ล้ม งานเราก็เละ แต่ถ้าเรายึดหลักการณ์คิด และไตร่ตรองอย่างถี่ถ้วนเพื่อให้ 3 ขานี้สมดุลอยู่ตลอดเวลา ผมรับรองว่าไม่ว่างานไหน ก็ไม่มีพลาดแน่นอนครับ
Advertisement
Advertisement
ความคิดเห็น
