สวัสดีค่ะคุณผู้อ่านทุกท่าน วันนี้เรากลับมาอีกครั้งกับเคล็ดลับที่จะทำให้คุณทำงานด้วย Program Microsoft Excel ได้ง่ายขึ้น ซึ่งเคล็ดลับที่เราจะนำเสนอในวันนี้ก็คือการใช้ Condition format มาช่วยอำนวยความสะดวกในการหาค่าต่ำสุด , ค่าสูงสุดของข้อมูลที่มีจำนวนเยอะ ๆ นั่นเอง โดยมีวิธีการใช้งานง่าย ๆ ตามนี้ค่ะ

1. คลุมดำข้อมูลที่เราต้องการหาค่าสูงสุด , ต่ำสุด จากนั้นเลือก Function “Conditional Formatting” ที่แถบเมนู Home

Top / Bottom Set 1

คลิกเลือกเมนู Top/Bottom Rules จะปรากฏเมนูย่อย ๆ ดังนี้

      - Top 10 item คือการเลือกตั้งค่ารูปแบบ Cells ที่มีค่าสูงสุด 10 อันดับแรก ซึ่งตัวเลขอันดับนั้นเราสามารถแก้ไขได้ตามความต้องการเช่น 3 อันดับแรก 5 อันดับแรกเป็นต้น

      - Top 10% คือการเลือกตั้งค่ารูปแบบ Cells ที่มีค่ารวมกันแล้วเป็น 10 Percentage  ที่สูงที่สุดของข้อมูลทั้งหมด เช่นเดียวกันกับ Top 10 item คือเราสามารถแก้ไข % ตามความต้องการของเราได้

Advertisement

Advertisement

      - Bottom 10 item คือการเลือกตั้งค่ารูปแบบ Cells ที่มีค่าต่ำสุด 10 อันดับแรก ซึ่งตัวเลขอันดับเราสามารถแก้ไขได้ตามความต้องการเช่น 3 อันดับแรก 5 อันดับแรกเป็นต้น

      - Bottom 10% คือการเลือกตั้งค่ารูปแบบ Cells ที่มีค่ารวมกันแล้วเป็น 10 Percentage  ที่ต่ำที่สุดของข้อมูลทั้งหมด เช่นเดียวกันกับ Top 10 item คือเราสามารถแก้ไข % ตามความต้องการของเราได้

      - Above Average คือการเลือกตั้งค่ารูปแบบ Cells ที่มีค่าสูงกว่าค่าเฉลี่ย

      - Below Average คือการเลือกตั้งค่ารูปแบบ Cells ที่มีค่าต่ำกว่าค่าเฉลี่ย

Top Bottom Set 2

      ตามตัวอย่างเราต้องการจะตั้งค่า Cells ที่มีคะแนนสูงที่สุด 3 อันดับแรกให้เป็นตัวหนังสือสีเขียวเข้ม แบบหนาและเติมสี Cells ให้เป็นสีเขียวอ่อน จึงเลือกเมนู Top 10 Items

Advertisement

Advertisement

2. ที่หน้าต่าง Top 10 Items ให้ใส่ตัวเลขลำดับตามความต้องการของเรา ในตัวอย่างอยากทราบ 3 ลำดับคะแนนที่สูงที่สุดจึงใส่เลข 3 ลงไป

Top Bottom Set 3

      ในช่อง With ให้เราเลือกรูปแบบของ Cells ที่มีคะแนนสูงที่สุด 3 อันดับแรกตามความต้องการของเรา โดยสามารถเลือกจาก Dropdown list หรือตั้งค่าเองโดยเลือก Custom Format ในบรรทัดสุดท้ายของ Dropdown list ตามตัวอย่างนี้ก็ได้เช่นกัน

Top Bottom Set 4

3. ที่หน้าต่าง Format Cells ให้ปรับรูปแบบของ Cells ตามความต้องการของเราจากนั้นกด  OK

Format set 1Format set 2

4. กด OK อีกครั้งที่หน้า Top 10 Items

Top Bottom Set 7

      Cells ที่มีคะแนนสูงที่สุด 3 อันดับแรกจะเปลี่ยนรูปแบบตามที่เราตั้งค่าเอาไว้ ทำให้เราสามารถรู้ได้ในทันทีว่านักเรียนคนใดมีคะแนนสอบสูงสุดเป็น 3 อันดับแรก โดยไม่ต้องมานั่นไล่ดูทุกบรรทัด ในทางกลับกันหากเราต้องการทราบ Cells ที่มีคะแนนต่ำที่สุด 3 อันดับแรก ให้เราเปลี่ยนไปเลือก Bottom 10 item ในข้อ 1 แล้วทำตามขั้นตอน 2-4 ได้เลย

Advertisement

Advertisement

finish

ความจริงแล้ว Top/Bottom Rules เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของ Conditional Formatting เท่านั้น Function นี้ยังมีเครื่องมืออีกมากมายจะช่วยให้เราทำงานได้รวดเร็วขึ้น และถ้าหากว่าคุณผู้อ่านอยากรู้ว่ามีอะไรอีกบ้าง โปรดติดตามตอนต่อไปนะคะ