5 เคล็ด(ไม่)ลับ รับมือคลื่นอีเมลช่วงวันหยุดยาว

เมื่อถึงยุคที่อินเทอร์เน็ตติดตามเราเหมือนเงาตามตัวอย่างเช่นทุกวันนี้ มนุษย์เงินเดือนส่วนใหญ่จึงไม่สามารถหลบเลี่ยงหรือปฏิเสธการใช้อีเมลเพื่อการทำงาน รวมถึงเพื่อจุดประสงค์อื่น ๆ ในชีวิตประจำวันได้อีกต่อไป การเช็คอีเมลทุกเช้าจึงกลายเป็นหนึ่งในกิจวัตรที่พวกเราเหล่ามนุษย์เงินเดือนคุ้นเคยกันดี แต่กิจกรรมนี้คงเป็นฝันร้ายของหลาย ๆ คน หากได้รู้ว่ากำลังจะได้เจอกองอีเมลปริมาณมหาศาล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตอนเช้าของวันทำงานวันแรก หลังจากช่วงวันหยุดยาว อย่างเช่นวันหยุดปีใหม่ที่กำลังจะมาถึง...

ไหน ๆ ก็ต้องเจอปัญหาที่มองเห็นได้ล่วงหน้า ลองมาพิจารณาวิธีเอาตัวรอดที่เราสามารถเลือกไปใช้ได้กันดีกว่า

1. ลดการส่งอีเมล 72 ชั่วโมงก่อนวันหยุดยาว
   อย่างที่เข้าใจกันดีว่าอีเมลคือการสื่อสารสองทาง การแก้ปัญหาที่อาจเป็นต้นเหตุที่สุดของการได้รับอีเมลช่วงวันหยุดยาวก็คือการไม่ทำให้เกิดอีเมลใหม่ด้วยการลดหรืองดส่งอีเมลก่อนช่วงวันหยุดยาวมันซะเลย วิธีการนี้อาจทำให้ปริมาณอีเมลที่เราได้รับลดลงถึงครึ่งหนึ่งเลยทีเดียว
   
2. หัดใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติ
   ผู้ให้บริการอีเมลหลาย ๆ เจ้ามักมีระบบตอบกลับอัตโนมัติ เพื่อแจ้งให้ผู้ที่อาจส่งอีเมลเข้ามาในช่วงวันหยุดยาวทราบว่าเจ้าของอีเมลนี้กำลังพักผ่อนอยู่และไม่สะดวกจะตอบอีเมลในขณะนี้ ซึ่งอาจช่วยลดปริมาณอีเมลที่เพิ่มขึ้นการส่งซ้ำได้พอสมควร
   
3. รู้จักระบบคัดกรองอีเมล
   นอกจากระบบตอบกลับอัตโนมัติแล้ว ยังมีระบบคัดกรองอีเมลอัตโนมัติ ที่สามารถช่วยเราแยกแยะได้ว่าอีเมลฉบับไหนเป็นอีเมลประชาสัมพันธ์ หรืออีเมลโฆษณาที่อาจไม่ต้องสนใจมากนัก การคัดกรองอีเมลเหล่านี้ทิ้งไปก่อนเปิดอ่านก็พอจะช่วยลดจำนวนอีเมลในกล่องจดหมายได้ไปมากทีเดียว
   
4. แจ้งเตือนเฉพาะอีเมลฉบับสำคัญ
   นอกจากการคัดกรองอีเมลที่ไม่สำคัญทิ้งไปก่อนเปิดอ่านแล้ว อีเมลอื่น ๆ บางประเภทก็ควรถูกคัดกรองเช่นกัน แต่เป็นการคัดเฉพาะข้อมูลที่เร่งด่วนและจำเป็นต่อการรับทราบแม้ในช่วงวันหยุด โดยอาจส่งต่ออีเมลเหล่านี้ไปยังที่อยู่อีเมลส่วนตัว หรือให้ระบบช่วยส่งข้อความเตือนทางโทรศัพท์ก็ได้เช่นกัน
   
5. (แอบ) เช็คอีเมลบ้างในช่วงหยุดยาว
   ถึงจะฟังดูไม่ค่อยเป็นวิธีการแก้ปัญหาที่ดีนัก แต่การเสียเวลาเปิดเช็คอีเมลบ้าง แค่วันละ 5 ถึง 10 นาทีในช่วงวันหยุดยาว ก็อาจช่วยลดความหนาแน่นของอีเมลที่รอการเปิดอ่าน ทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น และลดความเครียดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อกลับเข้าออฟฟิศได้เยอะเลยทีเดียว