สวัสดีครับ สำหรับบทความนี้ผู้เขียน อยากจะมาแบ่งบันเรื่องราวและประสบการณ์การทำงานที่ผู้เขียนเคยประกอบอาชีพมา อาชีพที่หลาย ๆ คน อาจมองว่าเป็นอาชีพที่ใครก็สามารถทำได้ อาชีพที่ผู้เขียนจะมาแบ่งบันเรื่องราว และประการณ์ที่ผู้เขียนเคยประสบพบเจอมา อาชีพนั้นคือ อาชีพ "เลขานุการ" เมื่อหลายปีก่อนผู้เขียนเคยเริ่มต้นชีวิตการทำงานด้วยอาชีพ เลขานุการ ซึ่งเชื่อว่าหลาย ๆ คน คงเคยได้ยินอาชีพนี้ และคงจะเคยเห็นประกาศรับสมัครงานตำแหน่งนี้อยู่บ่อยครั้ง ลองมาดูว่าทักษะที่จำเป็นสำหรับอาชีพเลขานุการที่ผู้เขียนจะมาแบ่งปันนั้น จะตรงกับที่หลาย ๆ คนคิดไว้หรือไม่ ...

1                                                                                      ภาพจาก freepix

              เลขานุการต้องจัดลำดับความสำคัญของงานให้ได้ ตำแหน่งเลขานุการเป็นตำแหน่งที่เราต้องพบปะ และเผชิญหน้ากับผู้คนมากหน้าหลายตา โดยเฉพาะงานเลขานุการผู้บริหารนั้น งานของทุกแผนก ทุกฝ่ายจะหลั่งไหลมาที่เรา ซึ่งผู้ทำหน้าที่เลขานุการต้องมีสติ และสามารถจัดการความหลากหลายของเอกสารที่เข้ามาเสนอผู้บริหารให้ได้ โดยสิ่งที่สำคัญและจะทำให้เราสามารถบริหารจัดการได้ คือ ต้องรู้จักเรียงลำดับความสำคัญ มีการแบ่งแยกประเภทของความจำเป็น เช่น ผู้เขียนจะให้ความสำคัญกับเรื่องของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติค่าใช้จ่ายเรื่องเงิน เราต้องตรวจสอบและให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก ๆ เนื่องจากเรื่องของเงิน และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ นั้น จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการขับเคลื่อนของส่วนต่าง ๆ ขององค์กร เช่น การเบิกเงิน การจัดซื้อจัดจ้าง การเบิกจ่ายเงินเดือน และเลขานุการต้องแบ่งแยกประเภทว่างานชนิดใด เป็นเรื่องเพื่อทราบ เป็นเรื่องเพื่อขอให้ผู้บริหารพิจารณา หรืองานชนิดใดเป็นเรื่องขออนุมัติ ที่สำคัญต้องส่งเรื่องกลับคืนให้หน่วยงานต่าง ๆ กลับไปดำเนินการต่อให้ทันเวลา

Advertisement

Advertisement

2                                                                                             ภาพจาก freepix

            เลขานุการต้องเชี่ยวชาญ 3 โปรแกรมหลัก คือ Word , Excel และ Powerpoint คงไม่ต้องพูดถึงความสำคัญของสามโปรแกรมนี้ ถือเป็นเครื่องมือในการประกอบอาชีพเลย เลขานุการต้องสามารถประยุกต์ข้อมูลต่างๆ ออกมาเป็นการนำเสนอให้ได้ เช่น Word ใช้ในการสรุปรายงานการประชุม ไม่ว่าการประชุดจะยืดยาวเพียงใด การประชุมใช้เวลานานเพียงไหน เลขานุการต้องการสรุปสาระสำคัญ และมติที่ประชุม หรือสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องกลับไปดำเนินการต่อให้ให้ ....

Advertisement

Advertisement

             ในช่วงที่ผู้เขียนทำงาน ในตำแหน่งเลขานุการ นั้น ใช้โปรแกรม Word เยอะมาก ๆ ครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจดรายงานการประชุม มีอยู่ครั้งหนึ่ง ที่มีการจัดประชุมตั้งแต่เช้า กว่าจะเลิกประชุมก็ช่วงเย็น จำได้ว่าวันนั้น มีวาระการประชุมที่เยอะมาก ๆ ภายหลังจากการประชุม หัวหน้างานของผู้เขียน ก็ส่งอีเมล์มาแจ้งว่า ต้องการสรุปรายงานประชุมที่ได้ประชุมไปในวันนี้ โดยขอให้สรุปให้อยู่ภายใน 1 หน้า กระดาษเอสี่ และขอให้ส่งสรุปรายงานการประชุมก่อน 2 ทุ่ม ... ที่ยกตัวอย่างเหตุการณ์นี้ เพื่อที่จะแสดงให้เห็นว่า ทุกครั้งที่เราทำงาน เลขานุการต้องมีสติอยู่ตลอดเวลา ในขณะที่ประชุม ก็ต้องดำเนินการจดรายงานการประชุม หรือสาระสำคัญให้ครบถ้วน และทางที่ดี คือ การบันทึกรายงานการประชุม ในคอมพิวเตอร์ "ทันที" เลยครับ ฝึกฟัง ฝึกเขียนบ่อย ๆ จะชำนาญเอง ซึ่งหากหัวหน้างาน ต้องการรายงานการประชุม เราก็จะสามารถส่งให้หัวหน้าได้ทันที หลังจบการประชุมครับ .... เทคนิคคือ ต้องเข้าใจว่าสาระสำคัญของการประชุมคืออะไร เป็นเรื่องเพื่อพิจารณา เป็นเรื่องเพื่อทราบ หรือเรื่องที่ต้องการมติที่ประชุม ซึ่งจะทำให้เราคาดเดาได้ล่วงหน้าว่า เราต้องตั้งใจฟังประเด็นไหน หรือช่วงไหนเป็นพิเศษ

              โปรแกรมคอมพิวเตอร์ อีกโปรแกรม ที่เลขานุการต้องใช้เป็น คือ Excel ครับ เป็นโปรแกรมสรุปข้อมูล การบริหารจัดการข้อมูล ถือเป็นไม้เบื่อไม้เมาของเลขานุการหลาย ๆ ท่าน เนื่องจากข้อมูลบางอย่างมีจำนวนมาก โปรแกรม Excel จะเป็นโปรแกรมที่ชาวยให้เราเห็นข้อมูลได้ง่ายขึ้น แต่ก็ต้องใช้ประสบการณ์ในการบริหารจัดการข้อมูล และโปรแกรมนี้ยังมีการใส่สูตรอีกมากมาย ถือเป็นโปรแกรมที่มีเรื่องให้เรียนรู้ไม่จบไม่สิ้นทีเดียว มาถึงโปรแกรมสุดท้าย คือ Powerpoint ใช้มาตั้งแต่เด็ก ๆ เป็นโปรแกรมที่เราจะทำการนำเสนอต่าง ๆ การใช้โปรแกรมนี้ อาจจะต้องใช้ทักษะด้านการออกแบบ วางรูปแบบ หรือการเลือกใช้สีสักหน่อย เพื่อการเราได้รูปแบบการนำเสนอที่น่าสนใจ และสามารถใช้เป็นเครื่องมือสื่อสาร ในงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3                                                                                             ภาพจาก freepix

          เลขานุการต้องสื่อสารให้เป็น คือ พูดให้รู้เรื่อง และต้องรู้ว่าเรื่องใดควรพูดหรือเรื่องใดไม่ควรพูด จากที่กล่าวในตอนแรก ว่าอาชีพนี้ เป็นอาชีพที่ต้องพบปะผู้คนจำนวนมาก และเป็นอาชีพที่มีโอกาสได้เข้าถึงหรือได้มีโอกาสเห็นข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ขององค์กร ดังนั้น การสื่อสารของเลขานุการจึงเป็นทักษะที่มีความจำเป็นมาก เช่น หากผู้บริหารมีคำแนะนำ หรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานของหน่วยงานภายในองค์กร เลขานุการต้องสามารถสื่อสารข้อมูลที่ผู้บริหารถ่ายทอด ให้ได้อย่างครบถ้วน แม่นยำ และจะต้องรู้ว่าข้อมูลใดบ้าง เป็นเรื่องความลับภายในองค์กร หากเผยแพร่ออกไปจะสร้างความเสี่ยง ให้กับการดำเนินงานภายในองค์กรก็ควรหลีกเลี่ยงครับ

         ในการทำงานนั้น เลขานุการต้องพบเจอผู้คน หลากหลายรูปแบบครับ สิ่งที่สำคัญมาก ๆ อย่างที่กล่าวไปแล้ว คือ การระมัดระวังในเรื่องของการให้ข้อมูลสำคัญ กับผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องครับ ทุกครั้งที่ผู้เขียน ถูกสอบถามในเรื่องที่สำคัญ ๆ หรือเป็นมติที่ประชุม ที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติให้ประกาศ แล้วมีบุคคลอื่น ๆ เข้ามาสอบถาม วิธีง่าย ๆ ที่ผู้เขียนมักจะใช้ในการปฏิเสธ คือ การตอบกลับไปว่า เนื่องจากข้อมูลยังไม่เป็นที่ยุติ การให้ข้อมูลอาจเกิดความคลาดเคลื่อน ขออนุญาตกลับไปตรวจสอบข้อมูลให้ก่อน หากทราบข้อมูลที่ชัดเจนแล้ว จะแจ้งอีกครั้ง .... การตอบคำถามลักษณะนี้ คือการที่เราไม่ต้องการให้ข้อมูล แต่เราก็ไม่ได้ปฏิเสธตรง ๆ .... แต่พี่ ๆ เลขานุการ บางคน ก็จะสอนน้อง ๆ เลขานุการรุ่นใหม่ ๆ เลยว่า หากจะต้องตอบคำถาม หรือให้ข้อมูล แล้วทำให้เราเกิดความไม่สบายใจ ให้ปฏิเสธไปตรง ๆ ว่า "ไม่ทราบครับ" แต่ทั้งนี้ ก็ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ ของเลขานุการแต่ละคน ในการรับมือกับสถานการณ์ดังกล่าวครับ

         ทุกอาชีพล้วนมีความยาก ความท้าทายในการทำงานด้วยกันทั้งสิ้น อาชีพเลขานุการก็เป็นอาชีพหนึ่ง ที่ต้องอาศัยประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญในการทำงาน เป็นอาชีพที่ต้องเป็นผู้ประสานงาน ทั้งระหว่างเจ้าหน้าที่และระหว่างระดับผู้บริหาร เป็นอาชีพหนึ่งที่น่าสนใจ และสามารถนำไปต่อยอดกับการทำงานรูปแบบอื่นได้เป็นอย่างดี

        หน้าปก : ภาพจาก Freefix