จัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพด้วยหลัก “สำคัญ” และ “เร่งด่วน”

เครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญที่ดีที่สุดอย่างหนึงคือการพิจารณาหลักความสำคัญและความเร่งด่วน เมื่อเราสามารถแยกประเภทของงานและหน้าที่ตรงหน้าได้ เราจะสามารถบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ภายในเวลา เงิน และแรงของเราที่มีอยู่

workขอบคุณรูปภาพจาก https://www.pexels.com/photo/design-desk-display-eyewear-313690/

ความสำคัญ คือตัวชี้วัดว่าสิ่งนั้นส่งผลกระทบต่อตัวตน เป้าหมายหลัก และมีคุณค่ากับชีวิตของเราหรือไม่ ซึ่งแต่ละคนจะมีเรื่องที่สำคัญแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับเป้าประสงค์ของการเกิดมามีชีวิตของแต่ละคน และในคนเดียวกันแต่ละช่วงเวลาก็อาจจะมีเรื่องสำคัญที่แตกต่างกัน เช่น ในวัยเด็กสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการเรียนให้ประสบความสำเร็จ ส่วนในวัยผู้ใหญ่อาจจะเป็นเรื่องของครอบครัว หรือความสำเร็จในหน้าที่การงานเป็นต้น

Advertisement

Advertisement

ส่วนความเร่งด่วนก็ขึ้นอยู่กับที่แต่ละคนจะพิจารณาว่าการมีเดดไลน์เท่านี้ ถ้าเทียบกับกำหนดการโดยทั่วไปที่ควรจะเสร็จ ถือว่าเร่งด่วนหรือไม่

เมื่อนำความสำคัญและความเร่งด่วนมาพิจารณา จะได้งานและกิจกรรมต่าง ๆ ออกมาเป็น 4 ประเภท ได้แก่

  1. งานสำคัญและเร่งด่วน
  2. งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
  3. งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
  4. งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

งานที่สำคัญและเร่งด่วน เป็นงานที่จำเป็นจะต้องทำทันทีเพื่อให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด มิฉะนั้นจะเกิดปัญหาตามมา ตัวอย่างเช่น เมื่อเกิดปัญหาในองค์กร จะต้องรีบแก้ไขปัญหานั้นทันที มิฉะนั้นอาจจะทำให้ปัญหาเกิดผลกระทบที่ใหญ่โตขึ้น

workขอบคุณรูปภาพจาก https://www.pexels.com/photo/adult-box-case-collection-380782/

งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เป็นส่วนที่อยากจะให้พิจารณากันมากที่สุด เพราะงานสำคัญแต่เร่งด่วนนั้นมีเดดไลน์ชัดเจน และเห็นผลกระทบได้เร็ว แต่งานประเภทสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนระยะยาวที่คนอาจจะไม่ค่อยใส่ใจหรือมองข้าม เพราะไม่ได้มีเดดไลน์ว่าจะต้องทำให้เสร็จภายในระยะเวลาอันสั้นและยังไม่เห็นผลในทันที ตัวอย่างเช่น การกินอาหารที่มีน้ำตาลสูงไม่ได้ทำให้ตัวอ้วนภายในวันเดียว แต่มันจะสะสมไปเรื่อย ๆ จนลงพุงในที่สุด เช่นเดียวกันการออกกำลังกายแค่วันเดียวก็ไม่ได้ทำให้มีรูปร่างที่ดีในทันที แต่ถ้าทำเป็นประจำสม่ำเสมอ ก็จะทำให้รูปร่างดีขึ้นเรื่อย ๆ

Advertisement

Advertisement

งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนเป็นงานที่จะต้องอาศัยการวางแผนและติดตามผลเป็นระยะ ๆ ถ้าไม่จัดการงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนให้ดี วันหนึ่งมันจะย้ายมาอยู่ในช่องงานที่สำคัญและเร่งด่วน

Advertisement

Advertisement

งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน จุดนี้เป็นจุดที่หลายคนมักโดนลวง เช่นการถูกโยนงานที่ไม่สำคัญมาให้ทำและถูกเร่งให้เสร็จในเวลาที่กำหนด วิธีจัดการกับงานส่วนนี้คือการกระจายงาน อาจจะให้คนอื่นทำแทน และให้ตัวเราไปทำอย่างอื่นที่สำคัญกว่าแทน

งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน คืองานที่ไม่ได้เกิดผลกระทบใด ๆ ต่อให้งานจะเสร็จหรือไม่ ก็ไม่ควรจะเสียเวลาทำหากว่ายังมีสิ่งที่สำคัญ ๆ ต้องทำอยู่ ถ้าเป็นกิจกรรมก็เช่นกัน

workขอบคุณรูปภาพจาก https://www.pexels.com/photo/white-and-black-weekly-planner-on-gray-surface-1059383/

หากเป็นกิจกรรมเพื่อผ่อนคลายและมีผลต่อการฟื้นฟูชีวิต แม้จะดูเป็นกิจกรรมสบาย ๆ ก็ควรจะถูกจัดอยู่ในประเภทที่ “สำคัญ” แต่หากเป็นกิจกรรมที่ไม่ได้มีผลอะไรต่อการฟื้นฟูชีวิตและจิตใจ ก็ถือเป็นสิ่งที่ไม่สำคัญ

สรุป ควรจัดการอย่างไรดีกับงาน 4 ประเภทนี้

งานที่สำคัญและเร่งด่วน – ลงมือทำทันที

งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน - วางแผน ทำ ทบทวนแผนเป็นระยะ ๆ

งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน – กระจายงาน ให้คนอื่นทำแทน หรือพิจารณางานอีกครั้ง

งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน – พยายามหลีกเลี่ยง

 

บทความโดย โอ้

อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญ คลิก https://cities.trueid.net/article/article-7055

Facebook : fb.me/justlearntogether

YouTube : https://bit.ly/2PpkbZu

IG : kanziri