แนะนำ Cloud Storage กันก่อนCloud Storageก่อนที่จะพูดถึงการใช้งาน Microsoft Office Professional ร่วมกับ Microsoft OneDrive เราจะมาพูดเกี่ยวกับ Cloud Storage กันก่อน Cloud Storage คือพื้นที่สำหรับเก็บข้อมูลแบบออนไลน์ โดยผู้ให้บริการจะมีการจัดทำ Server ขนาดใหญ่สามารถรองรับข้อมูลได้มหาศาล และยังสามารถรองรับการจัดเก็บในทุกรูปแบบไฟล์ มีความปลอดภัยสูง ทั้งจากไวรัสคอมพิวเตอร์ และจาก Hacker ผู้ใช้บริการจะต้องมี Account ของผู้ให้บริการ เช่น หากเราต้องการใช้งาน OneDrive เราจะต้องทำการสมัคร Microsoft Account ข้อสำคัญคือสามารถเชื่อมต่อ ได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น มือถือ เครื่องคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และอื่นๆอีกมากมายโดยทุกอุปกรณ์ต้องทำการเชื่อมต่อระบบอินเทอร์เน็ต ปัจจุบันมีผู้ให้บริการหลักๆ อยู่ 2 ค่ายใหญ่ คือMicrosoft โดยใช้ Application ชื่อว่า OneDrive (สมัครฟรี)Google โดยใช้ Application ชื่อว่า Google Drive (สมัครฟรี)ข้อดีของการใช้ Cloud Storageข้อมูลไม่สูญหายสามารถกำหนดความเป็นส่วนตัว สาธารณะ หรือใช้งานร่วมกับผู้อื่นได้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตมีพื้นที่จัดเก็บมาก โดยสามารถเพิ่มขนาดพื้นที่ได้ตามต้องการข้อมูลปลอดภัยจากไวรัส มากกว่าการใช้งาน Physical Storage เนื่องจากไฟล์ถูกเก็บไว้ที่ Cloud Storage ของผู้ให้บริการการทำเอกสาร Office Onlineการทำเอกสารประเภท Word Excel PowerPoint Onlineผู้ให้บริการทั้งค่าย Microsoft หรือ Google จะมีแอพพลิเคชั่น Word Excel หรือ PowerPoint Online ให้ผู้ใช้งานสามารถใช้ทำเอกสารผ่าน online ได้โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office ไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งการทำงานบน Office Online สามารถทำงานผ่าน web browser ได้โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม Office ไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยสามารถทำงานได้เมื่อมีระบบอินเตอร์เน็ตโดยมีข้อจำกัดเรื่องการกำหนดรูปแบบของ Font ที่ใช้งานมีจำกัด และการใช้งาน Function บางอย่างที่ยังไม่รองรับการทำงานแบบ Online ทำให้ไม่สามารถทำงานได้ 100% เมื่อเทียบกับการใช้ Microsoft Office ที่ติดตั้งในเครื่องคอมพิวเตอร์*จากการทำงานที่ผ่านมาผู้เขียนพบว่า การทำเอกสาร Online ยังไม่เหมาะกับงานเอกสารแบบทางการ แต่เหมาะกับการทำงานเอกสารแบบทั่วไป ที่จำนวนข้อมูลไม่มาก การนำเสนอข้อมูลแบบไม่ซับซ้อน หรือไม่ใช้ฟังก์ชั่นพิเศษการใช้งาน Microsoft Office Professional 2010-2019 ร่วมกับ Microsoft OneDriveสำหรับการทำงานเอกสารผ่านโปรแกรม Microsoft Office Professional ท่านผู้อ่านคงรู้จักกันเป็นอย่างดี โปรแกรมงานเอกสารหลักๆ จะประกอบไปด้วยMicrosoft Word Microsoft ExcelMicrosoft PowerPointซึ่งจะต้อง Save File ที่สร้างไว้บน Hard Disk ของเครื่องคอมพิวเตอร์ ในการนำไปใช้งาน ระบบต้องทำการ Copy File ออกมาจาก Hard Disk ของเครื่อง ซึ่งทำให้ไฟล์มีความเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหาย จากการโอนย้ายข้อมูล หรือเกิด Bad Sector ทำให้ไม่สามารถใช้งานไฟล์ดังกล่าวได้ ดังนั้นการเชื่อมต่อกับ Cloud Storage (OneDrive) จะช่วยป้องกันปัญหาดังกล่าว การเชื่อมต่อ (synchronize) Microsoft Office Professional กับ OneDrive สามารถทำได้โดยใช้ Account Microsoft ของท่าน เพื่อให้สามารถใช้งาน Microsoft Office Professional 2010-2019 จากเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว ร่วมกับ Microsoft OneDrive บน Cloud Storage ได้ ข้อดีของการเชื่อมต่อยังสามารถทำงานด้านเอกสารจากทุกที่โดยไม่จำเป็นต้องมีอินเตอร์เน็ต เมื่อมีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต ไฟล์ข้อมูลจะเชื่อมต่อขึ้นไปเก็บไว้บน Cloud โดยอัตโนมัติ และไฟล์ดังกล่าวสามารถแชร์ให้ผู้ร่วมงานได้โดยง่ายจะสามารถกำหนดลักษณะต่างๆ หรือใช้งานฟังก์ชั่นที่ซับซ้อนของโปรแกรมได้ช่วยประหยัดพื้นที่ Hard Disk ของเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัวข้อมูลปลอดภัยจากการเกิดการเสียหายของ Hard Diskข้อจำกัดต้องมีโปรแกรม Microsoft Office Professional ติดตั้งไว้ที่เครื่องMicrosoft Office Professional สามารถใช้ได้ตั้งแต่เวอร์ชั่น 2010 ขึ้นไป สิ่งที่ต้องมีสำหรับการเชื่อมต่อAccount Microsoft (หากท่านที่ยังไม่มี สามารถสมัครได้ที่ https://signup.live.com) Software Microsoft Office Professional ตั้งแต่เวอร์ชั่น 2010 เป็นต้นไปขั้นตอนการเชื่อมต่อ Microsoft Office Professional กับ OneDrive โดยใช้ Account Microsoftขั้นตอนที่ 1. ทำการติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office Professional (สำหรับท่านที่มีอยู่แล้วไม่ต้องทำขั้นตอนนี้)ขั้นตอนที่ 2. เปิดโปรแกรมขึ้นมา และทำการคลิกที่เมนู "Open Other Documents"ขั้นตอนที่ 3. แล้วคลิกที่เมนู "Account" ที่ด้านซ้ายล่างขั้นตอนที่ 4. คลิกปุ่ม "Sign in" และลงชื่อใช้งานด้วย Account Microsoftขั้นตอนที่ 5. หลักจากนั้นหน้าจอจะแสดง การเชื่อมต่อกับ OneDriveขั้นตอนที่ 6. ให้ทำการคลิกเมนู "Open"ขั้นตอนที่ 7. ที่เมนู "Open" จะพบไฟล์เอกสาร ที่เคยสร้างไว้และถูกเก็บไว้ที่ OneDriveขั้นตอนที่ 8. ท่านสามารถเปิดไฟล์เพื่อทำการแก้ไขได้ และสามารถ Save File จัดเก็บไว้ที่ OneDriveขั้นตอนที่ 9. ท่านสามารถ Save File สารต่างๆไปเก็บไว้ที่ Cloud Storage (OneDrive) ได้อีกด้วยในตอนนี้เราสามารถแก้ไขไฟล์เอกสารที่เก็บไว้ใน Cloud Storage (OneDrive) ของผู้ให้บริการ Microsoft โดยเรียกใช้งานผ่านโปรแกรม Microsoft Office Professional ที่ติดตั้งไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่านเองได้แล้ว