อื่นๆ

การเขียนจดหมายราชการ ดูเหมือนง่าย แต่มีรายละเอียดมากกว่าที่คิด

172
คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ
การเขียนจดหมายราชการ ดูเหมือนง่าย แต่มีรายละเอียดมากกว่าที่คิด

จดหมายทางราชการ ใช้สำหรับติดต่อทางราชการ ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ในกรณีที่จำเป็นจะต้องทำงานร่วมกับหน่วยงานราชการหรือต้องมีการขอความช่วยเหลือ โดยทั่วไปแล้วการพิมพ์จดหมายราชการนั้นจะมีแบบฟอร์มที่ตายตัวและแน่นอน แต่รายละเอียดในการเขียนจดหมายราชการนั้น มีเรื่องของการเลือกใช้ภาษาในการเข้ามาเขียนจดหมายอีกด้วย ดังนั้นก่อนที่จะเขียนจดหมายหนึ่งฉบับไม่เพียงแต่การต้องเตรียมข้อมูลในการเขียนเท่านั้น แต่ต้องมีการเลือกใช้ภาษาให้เหมาะสมและสามารถเข้าใจได้คิดเนื้อหาที่จะเขียนลงในจดหมาย

ภาษาที่ใช้ทั่วไปในการสื่อสารนั้นเป็นภาษาพูด ซึ่งบางครั้งภาษาพูดนั้นจัดว่าเป็นภาษาที่ไม่เป็นทางการ ยกตัวอย่างเช่น การชวนไปกินข้าว ซึ่งเป็นการชวนที่สามารถเข้าใจได้ แต่ในกรณีของงานเขียนที่เป็นทางการนั้น ไม่ใช้คำว่า “กิน” แต่ใช้คำว่า “รับประทาน” ไม่ใช้คำว่า “ให้รับรู้” แต่ใช้คำว่า “แจ้งเพื่อทราบ”หรือ “แจ้งให้ทราบ” ดังนั้นระดับภาษาที่ใช้จึงควรเลือกให้เหมาะสม ทั้งนี้การเลือกใช้ภาษานั้นอาจจะขึ้นอยู่กับบุคคลที่กล่าวถึงในจดหมายอีกด้วย ซึ่งถ้าเป็นพระภิกษุสงฆ์ จำเป็นจะต้องเลือกใช้คำราชาศัพท์แทน

Advertisement

Advertisement

ลักษณะของการเขียนจดหมายจะเป็นแบบฟอร์มที่ตายตัว ที่มุมบนขวาจะระบุสถานที่ส่งจดหมายว่าส่งมาจากที่ใด ในขณะที่มุมบนซ้ายนั้นจะระบุเลขทะเบียนของจดหมายนี้ ซึ่งเลขทะเบียนนี้เป็นส่วนสำคัญ ในหน่วยงานราชการ ซึ่งสามารถทำการตรวจสอบเอกสารนี้ ว่าใครเป็นผู้ทำเอกสาร ในกรณีที่เกิดความผิดพลาด ก็สามารถแก้ไขได้ ดังนั้นตัวเลขทะเบียนจึงเป็นเหมือนเลขที่ใช้ในการจัดเก็บ เพื่อให้ง่ายและสะดวกต่อการค้นหา แต่ใจความสำคัญของจดหมายไม่ได้อยู่ที่เลขทะเบียนแต่อยู่ที่เนื้อหา หรือเนื้อความในจดหมาย ส่วนตรงกลางของจดหมายระบุวันที่เขียนจดหมายฉบับนั้นขึ้น หรือวันที่ต้องการจะส่งจดหมายฉบับนั้น ถัดมาจากวันที่ชิดขอบด้านซ้ายมือ จะเป็นการระบุเรื่อง แล้วตามด้วยเนื้อหา ก่อนจะแสดงความเคารพและมีลายเซ็นกำกับ หรืออาจจะมีการระบุที่อยู่ แนบไปที่ด้านล่างของจดหมายเพื่อให้ง่ายต่อการตอบกลับหรือติดต่อสอบถามในกรณีที่มีข้อสงสัยเขียนจดหมาย

Advertisement

Advertisement

ลักษณะการเขียนของจดหมายที่ดีนั้นจะต้องแบ่งเนื้อความออกเป็น 3 ส่วน มีลักษณะคล้ายกับการเขียนบทความ โดยจะมีการเกริ่นจดหมายฉบับนี้ขึ้น โดยย่อหน้านี้อาจจะมีการเกริ่นว่าจดหมายนี้เป็นการส่งข้อมูลตามคำสั่งทะเบียนเลขที่ไป วันที่เท่าไหร่ จากที่ไหน ว่าด้วยเรื่องอะไร เพื่อเป็นการเกริ่นว่า จดหมายฉบับนี้นั้นถูกส่งมาด้วยเรื่องใด เพื่อให้สามารถเข้าใจความหมายได้ในขั้นแรก ซึ่งจำเป็นจะต้องมีการอ้างถึงจดหมายฉบับก่อนหน้า โดยระบุถัดจากหัวข้อเรื่องของจดหมาย แต่ถ้าในกรณีที่จดหมายนั้นมีการแนบเอกสารหรือหลักฐานเพิ่มเติม ต้องระบุสิ่งที่แนบเพิ่มเติมเข้าไปถัดจากส่วนที่อ้างถึงด้วย แต่ในกรณีที่จดหมายฉบับนี้ไม่ได้เป็นจดหมายตอบกลับ จึงไม่จำเป็นจะต้องมีบทเกริ่นนำและไม่จำเป็นจะต้องระบุหรืออ้างถึงจดหมายก่อนหน้า อาจจะมีการเริ่มต้นเข้าสู่เนื้อหาอันเนื่องด้วยจุดประสงค์อะไร ที่ได้เขียนจดหมายนี้ขึ้น

Advertisement

Advertisement

การเขียนจดหมายหรือเนื้อความในจดหมายนั้น ในกรณีที่มีนัดหมายควรระบุวันที่ เวลาสถานที่ให้ชัดเจน จะให้ง่ายต่อการจัดสรรตารางเวลา ในกรณีที่ต้องการนัดล่วงหน้า และก่อนที่จะส่งจดหมายนั้นคือต้องตรวจสอบรายละเอียดหรือเนื้อหาในจดหมายให้ครบถ้วน และไม่ขาดตกบกพร่อง เพื่อลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น แล้วจบด้วยการแสดงความเคารพหรือการแสดงความขอบคุณลงท้ายด้วยการกล่าวขอบคุณและแสดงความเคารพ

จากที่กล่าวมานี้ การเขียนจดหมายทางราชการนั้นอาจจะมีรายละเอียดมากกว่าที่ทราบ แต่ในความเป็นจริงนั้นสามารถฝึกเขียนหรือทำความเข้าใจการเขียนจดหมายราชการได้ หากแต่เนื้อหาสำคัญหรือรายละเอียดที่ต้องการแจ้งภายในจดหมายราชการนั้นไม่ควรที่จะเขียนผิดพลาด และควรเลือกใช้ภาษาอย่างเหมาะสม


ที่มา : ภาพหน้าปก / ภาพที่ 1 / ภาพที่ 2 / ภาพที่ 3

คัดลอกลิงค์
คัดลอกลิงค์
แจ้งตรวจสอบ

ความคิดเห็น

กรุณาเข้าสู่ระบบเพื่อทำการคอมเม้นต์