Work from home ขั้นเทพ! กับทริคประชุมออนไลน์ให้ดูโปร!

ช่วงนี้ต้องอยู่บ้าน หยุดเชื้อ เพื่อชาติกัน! หลายคนจึง Work from home กันเสียเป็นส่วนใหญ่ แต่การทำงานจากที่บ้านไม่ได้ง่ายอย่างที่คิด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การประชุมออนไลน์ หรือ วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ที่อาจทำเราตกม้าตาย เพราะอาจดูแล้วไม่เป็นมืออาชีพ

การวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ให้ดูโปรสามารถทำได้ ขึ้นอยู่กับการเตรียมตัวก่อนเข้าประชุม ซึ่งในวันนี้ เราได้รวบรวมเทคนิคมาให้ได้นำไปใช้กันแล้ว พร้อมแล้วไปดูกันเลยค่ะ!

1. กำหนดผู้เริ่มต้นประชุม

ปกติหน้าที่นี้เป็นของผู้ที่มีประเด็นซึ่งต้องการหารือกับที่ประชุม ผู้เริ่มการประชุมต้องทำกำหนดการ, โทรหาผู้ร่วมประชุมทุกคน และควบคุมให้การประชุมอยู่ในเวลาที่กำหนดด้วย

2. จัดทำกำหนดการประชุม

ในกำหนดการประชุมจะต้องประกอบด้วย หัวข้อที่ต้องการหารือ, ข้อสรุปที่ต้องการคำตอบ และงานที่ดำเนินการต่อ พร้อมระบุผู้มีหน้าที่รับผิดชอบ ซึ่งผู้เริ่มการประชุมจะต้องส่งให้สมาชิกในที่ประชุมทุกคนก่อนเริ่มวิดีโอคอนเฟอเรนซ์

ขอบคุณภาพจาก :: Pexels

7. มีสมาธิระหว่างประชุม

อย่าทำอะไรหลายอย่างระหว่างที่กำลังประชุมกันอยู่ อย่างมัวแต่จดโน้ต, มองไปทางอื่น, กินขนม ฯลฯ เพราะอาจทำให้ผู้ร่วมประชุมไม่เห็นความสำคัญของการประชุมในครั้งนั้น ๆ ได้

8. ใช้ปุ่ม Mute ให้เป็น

ถ้าเราไม่ได้กำลังพูดในที่ประชุม ให้กดปุ่ม Mute เอาไว้เสมอ เพื่อไม่ให้มีเสียงรบกวนแทรกในวงประชุม แต่อย่าลืมกดปุ่ม Unmute ก่อนที่เราต้องการพูดกันด้วยนะคะ

9. อย่าลืมเซฟไฟล์เสียง

หนึ่งในข้อดีของการวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ก็คือ เราสามารถกดเซฟไฟล์เสียงการประชุมเอาไว้ได้ ซึ่งสามารถนำมาเปิดย้อนฟังภายหลัง และส่งต่อให้ผู้ที่พลาดการประชุมได้อีกด้วย

ขอบคุณภาพจาก :: Unsplash

10. ติดตามงานหลังจบประชุม

หลังจบการประชุม ส่งอีเมลตามความคืบหน้าของงานเสมอ โดยในอีเมลควรมีรายละเอียดของ หัวข้อการประชุมที่ได้ข้อสรุปแล้ว, สิ่งที่กำลังดำเนินการอยู่ และความคืบหน้าของงานที่แต่ละคนได้รับมอบหมาย

กล่าวโดยสรุป เทคนิคหลักในการประชุมออนไลน์ให้ดูเป็นมืออาชีพก็คือ การเคารพเวลาของผู้อื่น, การตรงต่อเวลาในการประชุม และการติดตามงานหลังการประชุม นั่นเอง

ขอบคุณภาพปกจาก :: Pexels