สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ทำให้เกิดวิถีชีวิตรูปแบบใหม่ที่เราไม่คุ้นเคย โดยเฉพาะการรณรงค์ให้เว้นระยะห่างทางสังคม เพื่อลดการแพร่กระจายของเชื้อโรค ทำให้บางบริษัทมีนโยบายอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้ หรือ Work From Home และใช้วิธีการประชุมออนไลน์แทนการเข้าประชุมที่ออฟฟิศ เพื่อไม่ให้พนักงานต้องมารวมตัวกัน ดังนั้นสำหรับใครที่ยังไม่เคยประชุมออนไลน์ และกำลังจะต้องเข้าร่วมประชุมออนไลน์ ก็สามารถเตรียมตัวล่วงหน้าได้ตามวิธีการเบื้องต้น ดังนี้

1. ซ้อมใช้โปรแกรมเพื่อทำความคุ้นเคย

เมื่อเรารู้ล่วงหน้าว่าจะมีการประชุมออนไลน์เกิดขึ้น สิ่งหนึ่งที่เราควรทำหากยังไม่เคยประชุมออนไลน์หรือยังไม่เคยใช้โปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์มาก่อน ก็คือ การฝึกซ้อมและทดลองการใช้งานโปรแกรมนั้น ๆ ที่บริษัทกำหนดให้เกิดความคุ้นเคย โดยอาจจะนัดกับเพื่อน ๆ หรือคนในครอบครัวมาเปิดกล้องคุยกัน ทดสอบอุปกรณ์และระบบแสงไฟ เสียง ไมค์ จะได้ไม่ติดขัดเมื่อถึงเวลาประชุมจริง

Advertisement

Advertisement

2. เลือกฉากหลังให้ดูดี

แน่นอนว่าการประชุมออนไลน์ที่บ้าน ก็ต้องใช้พื้นที่ในบ้านเป็นฉากหลัง ควรเลือกพื้นที่ของบ้านที่ดูสะอาดตาและเป็นระเบียบเรียบร้อย หากมีสิ่งของเครื่องใช้ส่วนตัวที่ไม่อยากให้เพื่อนร่วมการประชุมเห็น ก็ควรเก็บออกจากบริเวณที่เป็นฉากหลัง หรืออาจจะใช้ผนังบ้านสีเรียบ ๆ ก็ได้เช่นกัน

ประชุม3. แต่งตัวให้สุภาพ

แม้ว่าการประชุมออนไลน์ที่บ้าน จะเป็นการใช้พื้นที่ส่วนตัวในการดำเนินกิจกรรม แต่อาจจะมีหลายคนมองข้ามเรื่องการแต่งกายให้เหมาะสม อาจจะเผลอใส่ชุดนอน หรือชุดลำลองสำหรับอยู่บ้าน ที่ดูเป็นกันเองมากเกินไปในการเข้าร่วมประชุมออนไลน์ ดังนั้นควรแต่งตัวให้ดูเรียบร้อยรัดกุมสักหน่อย

Advertisement

Advertisement

4. ระวังเสียงรบกวนจากรอบข้าง

การประชุมออนไลน์จากที่บ้าน ควรเลือกอยู่ในห้องหรือบริเวณใด ที่สามารถป้องกันเสียงรบกวนจากภายนอกได้  ไม่ว่าจะเป็นเสียงรถวิ่งบนถนน เสียงเพื่อนบ้าน หรือเสียงรบกวนอื่น ๆ รวมถึงปิดการแจ้งเตือนแอป ฯ หรือโปรแกรมอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้เวลาที่เราพูดจบ และถึงคิวของคนอื่นพูด ก็ควรปิดไมค์ของเราเสมอเพื่อไม่ให้เสียงอื่นเล็ดลอดเข้าไปแทรก

5. ระมัดระวังข้อมูลส่วนตัว / ข้อมูลลับ

เมื่อไม่ใช่การประชุมแบบนั่งซึ่งหน้ากันและกัน แต่เป็นการสนทนาผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์แบบ Video Conference ทำให้เพื่อนร่วมประชุมคนอื่น สามารถแอบแคปเจอร์หน้าจอของเราได้ทุกเมื่อ โดยเฉพาะการเปิดไฟล์เอกสาร เพื่อนำเสนอหรือการแชร์หน้าจอจากเครื่องของเรา ที่อาจทำให้คนอื่นมองเห็นว่าในเครื่องของเรามีไฟล์หรือข้อมูลอะไรเก็บบันทึกไว้บ้าง จึงควรระมัดระวังให้มาก

Advertisement

Advertisement

ประชุม6. อินเทอร์เน็ตต้องพร้อมเชื่อมต่อตลอดเวลา

ขึ้นชื่อว่าการประชุมออนไลน์ ก็จำเป็นต้องใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตในการเชื่อมต่อ หากอินเทอร์เน็ตบ้านของเราเชื่อมต่อช้าหรือไม่เสถียร ก็อาจทำให้คุณภาพของภาพและเสียงไม่ดีเท่าที่ควร ส่งผลให้การฟังเสียง พูดตอบโต้ หรือนำเสนองานไม่ราบรื่น ดังนั้นควรตรวจสอบอินเตอร์เน็ตให้ดีก่อนการประชุมจะเริ่มขึ้น

7. เลือกใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์ที่มีคุณภาพ

หากคุณเป็นผู้จัดการประชุมออนไลน์ หรือต้องเป็นคนตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรม ควรเลือกใช้โปรแกรมที่เกี่ยวข้องโดยตรง หรือถูกออกแบบมาเพื่อใช้สำหรับการประชุมออนไลน์โดยเฉพาะ เนื่องจากมีเครื่องมือหรือส่วนเสริมของ software ที่ตอบโจทย์งานสำนักงานมากกว่าแอปฯ หรือโปรแกรมวิดีโอคอลแบบทั่วไป

ประชุมจะเห็นได้ว่าการประชุมออนไลน์นั้นเป็นเรื่องที่ไม่ได้ยาก สามารถเตรียมความพร้อมล่วงหน้าได้ไม่ต่างจากการประชุมในห้องแบบทั่วไป การวางแผนที่ดีเพื่อเตรียมความพร้อม สำหรับการประชุมออนไลน์ที่บ้าน จะช่วยให้การประชุมทางไกลมีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ

ขอบคุณภาพปกและภาพประกอบจาก Pixabay : ภาพปก / ภาพ 1 / ภาพ 2 / ภาพ 3