10 วิธีง่ายๆ ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในเวลาเพียง...น้อยนิด

สวัสดีค่ะ วันนี้เรามีสิ่งดีๆมาแนะนำแก่ทุกคนนะคะ เมื่อ 2 เดือนก่อน เราได้มีโอกาสอ่านหนังสือเล่มหนึ่ง พอคิดๆดูแล้ว ถ้าเก็บไว้รู้คนเดียวก็คงเสียดายแย่ วันนี้เลยอยากมาเล่าต่อค่ะ โดยหนังสือที่เราได้มีโอกาสอ่าน ชื่อว่า “คนทำงานสำเร็จ ไม่จำเป็นต้องสมบรูณ์แบบ” เขียนโดยคุณทาเคชิ ฟุรุคาวะ เป็นวิทยากรและผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการพฤติกรรมมนุษย์นะคะ เรามาเรียนรู้ที่จะทำงานอย่างยืดหยุ่น มีประสิทธิภาพกันค่ะ

ตอนนี้ เราคงมีข้อสงสัยมากมายว่า คนทำงานสมบรูณ์แบบไม่ดีเหรอ เอาจริงๆ ก็ดีนะคะ แต่อย่างลืมนะคะ ว่ายิ่งชอบความสมบรูณ์แบบมากเท่าไร เราก็จะพิถีพิถันในทุกรายละเอียด เอาให้เป๊ะ ทุกอย่างต้องเป็นขั้นตอนและผิดผลาดไม่ได้ค่ะ ซึ่งถามว่าดีไหม ดีค่ะ แต่การทำงานสมบรูณ์แบบที่มากเกินไป ก็ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงได้และใช้เวลาในการทำงานมากขึ้นค่ะ ในขณะที่ได้ผลงานออกมาเท่ากันนะคะ ดังนั้นวันนี้ เรา ในฐานะผู้เขียนจึงอยากจะเสนอวิธีการทำงานแบบ ยืดหยุ่นง่ายๆกันค่ะ ยืดหยุ่นในที่นี้ หมายถึง เรากล้าที่จะละทิ้งส่วนที่ไม่สำคัญและมองหาส่วนที่สำคัญ เพื่อลดเวลาในสิ่งที่ไม่จำเป็น ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานและคุณภาพของงานดีขึ้นด้วยค่ะ

ขอขอบคุณรูปภาพจาก https://www.cmiworkplace.co.uk/how-design-can-positively-impact-on-wellbeing-at-work/


1. หาวิธีที่ใช้เวลาน้อย แต่ได้งานดี หรือเรียกง่ายๆ ก็คือ การหาวิธีใหม่ๆเสมอในการทำงานค่ะ

                บางทีการที่เราพยายามมากเกินไป ก็มีข้อเสียค่ะ ในที่นี้ คนที่พยายามมากเกินไป มีแนวโน้มที่จะไม่นึกถึงขั้นตอนการทำงานรูปแบบใหม่ หรือหาวิธีการทำงานใหม่ๆ เพื่อช่วยให้ทำงานได้ไวขึ้นค่ะ

2. กำหนดระยะเวลาในการทำงาน เพื่อเพิ่มความสามารถในการจดจ่อกับงานค่ะ

                การกำหนดเส้นตายให้แต่ละชิ้นงาน ทำให้เราต้องหาวิธีที่รวดเร็วที่สุดเพื่อให้งานออกมาดีและทันเวลาส่งค่ะ ซึ่งนั้นจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอัตโนมัติเลยนะคะ

3. ไม่ต้องคิดถึงรูปแบบการทำงานที่มากเกินไป พยายามปรับวิธีให้รวดเร็วขึ้น

                บางที่เราต้องการงานที่สมบรูณ์แบบ จนใช้เวลาในการคิดเยอะมาก ซึ่งนั้นจะก่อให้เกิดงานที่ล่าช้า และทำให้คนที่ต้องทำงานต่อจากเราไม่พอใจได้นะคะ ให้เลือกงานที่มาทำด้วยนะคะ ปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน

4. แม้เวลาจะน้อย ก็ต้องแบ่งเวลาให้ดี

                ในเวลาที่เรามีเวลาเพียงน้อยนิดในการทำงาน ขั้นแรกเราต้องกรองเฉพาะงานที่สำคัญขึ้นมาทำก่อน เช่น มีเอกสารที่จำเป็นต้องอ่าน 20 เล่ม คนที่ทำงานสมบรูณ์แบบก็จะอ่านทั้ง 20 เล่มค่ะ แต่ในขณะเดียวกัน ถ้าเราทำงานแบบยืดหยุ่น เราจะกรองเฉพาะหนังสือที่จำเป็นขึ้นมาอ่านค่ะ

5. จินตนาการว่า ถ้าเราเป็นหัวหน้า เราต้องการอะไรจากงานนี้

                บางที่ คนเราสนใจเฉพาะงานที่อยู่ตรงหน้าค่ะ ในขณะที่ภาพรวมของงานทั้งหมด งานที่อยู่ตรงหน้าของเรานั้นอาจจะยังไม่สำคัญที่สุดค่ะ เราอยากให้ทุกคนมองงานที่ได้รับ จากมุมมองของหัวหน้าก่อนนะคะ เพื่อที่จะได้รู้ว่า สิ่งไหนคือส่วนที่สำคัญที่สุด และสิ่งไหนคือส่วนที่ไม่สำคัญค่ะ

ขอขอบคุณรูปภาพจาก https://www.gsb.stanford.edu/insights/why-working-home-future-looking-technology

6. มีสมาธิกับการทำงานเพียงอย่างเดียว

                คนทำงานหลายอย่างพร้อมกัน จะทำให้สมาธิในการทำงานลดลงค่ะ การตั้งสมาธิกับงานเพียงอย่างเดียวจะทำให้ เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่านะคะ

7. ลดงานจุกจิกที่ต้องทำทุกวันค่ะ

                คนที่มีความยืดหยุ่นจะจัดอันดับของงาน และปล่อยงานที่ไม่สำคัญหรือให้ลำดับความสำคัญของงานนั้น น้อยกว่า งานหลักค่ะ ในขณะคนที่สมบรูณ์แบบจะทุ่มเทแรงทั้งหมดให้กับงานทุกงานที่ทำค่ะ

8. กำหนดเวลาในการเช็คอีเมล์ และเลือกใช้การโทรศัพท์หรือพูดโดยตรงแทน

                บางที่เราใช้เวลาในการเช็คอีเมล์หรือ พูดคุยสื่อสาร อธิบาย ประดิษฐ์คำผ่านทางอีเมล์มากเกินไปค่ะ การพูดคุยกันโดยตรงหรือผ่านทางโทรศัพท์ ก็ดีกว่านะคะ

9. ค่อยๆ แบ่งทำงานทีละน้อย

                การแบ่งงานขึ้นมาทำที่ละน้อย ทำให้เราทำงานเสร็จไวขึ้นได้ค่ะ  เช่น การแบ่งงานบางส่วนมาทำในช่วงรถติด เป็นต้นค่ะ

10. เริ่มงานใหม่ที่ละน้อย แต่ทำไปเรื่อยๆค่ะ

                บางทีเราได้งานชิ้นใหญ่และยาก ในช่วงเวลานั้น เราจินตนาการไปถึงความสมบรูณ์แบบของงาน กดดันตัวเองและทำให้เริ่มงานช้าค่ะ การแบ่งงานเป็นส่วนๆ ค่อยๆ ทำจะทำให้งานเสร็จได้ไว โดยที่เราไม่ต้องเครียดหรือกดดัน รู้ตัวอีกทีงานก็เสร็จเรียบร้อยแล้วค่ะ

ขอขอบคุณรูปภาพจาก https://blog.rescuetime.com/how-to-prioritize/

ทั้ง 10 วิธี เป็นสิ่งที่เราเรียนรู้มาจากหนังสือและพยายามใช้กับชีวิตของตัวเอง เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและใช้เวลาในการทำงานน้อยลง หวังว่า บทความนี้ จะมีประโยชน์ไม่มากก็น้อยสำหรับทุกคนนะคะ


ขอบคุณรูปภาพจาก

https://www.travelandleisure.com/jobs/fortune-100-best-companies-travel

https://www.cmiworkplace.co.uk/how-design-can-positively-impact-on-wellbeing-at-work/

https://www.gsb.stanford.edu/insights/why-working-home-future-looking-technology