เตรียมประชุม นัดลูกค้าง่ายขึ้น ถ้าลองทำ 3 สิ่งนี้

นัดประชุมกับลูกค้า หรือคนในองค์กรด้วยกันเองอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพ ถ้าคุณยังไม่เคยลองเทคนิคเบื้องต้นดังต่อไปนี้ให้ทดลองปรับเปลี่ยนดู หากคุณเจอปัญหา นัดวันเวลาเพื่อคุยงานกับลูกค้ายาก ขอเลื่อนแล้วเลื่อนอีก หรือหาวันที่ลงตัวไม่ได้ นัดคนในองค์กรคุยงานกันยังแสนยากเย็น นัดคุยแล้วคุยอีกหลายครั้ง เนื้อไม่ค่อยได้ มีแต่น้ำ ทดลองทำเทคนิคเบื้องต้นดังต่อไปนี้ ถ้ายังไม่เคยลอง

1. เตรียมการประชุม

---

Agenda ควรเขียนจุดประสงค์การประชุมและสิ่งที่ต้องการผลจากการประชุมนั้นให้ชัดเจนทุกครั้ง เป็นการให้เกียรติและเคารพเวลาแก่ผู้ที่จะเข้าร่วมประชุม และคนที่จะเข้ามาสามารถเตรียมข้อมูลก่อนการประชุมได้ถูกหัวข้อ รู้ว่าที่ประชุมต้องการอะไร สิ่งที่ผิดพลาดง่ายที่สุดคือ คนส่วนมากไม่ให้ความสำคัญกับจุดประสงค์ของการประชุม มักรีบส่ง meeting invitation ออกไป คนได้รับก็ไม่แน่ใจว่าต้องการอะไร เข้ามาแบบไม่ทันตั้งตัวบ้าง ไม่ตั้งใจบ้าง 

ค้นหา คีย์แมน หมายถึงคนสำคัญของหัวข้อการประชุมที่คุณจะคุยงานวันนั้น เป็นผู้ที่มีความเกี่ยวข้องให้ข้อมูลได้ หรือมีอำนาจในการตัดสินใจ ควรเป็นคนที่อยู่ในลิสต์รายชื่อที่คุณส่งขอให้เข้าการประชุมโดยตรง

ตรวจสอบเวลา คุณควรจะโทรถามวันเวลาว่างอย่างน้อยสองถึงสามทางเลือกจากผู้ที่คุณต้องการให้เข้าร่วมประชุม และเผื่อไว้ให้กับผู้ร่วมเข้าประชุมท่านอื่น บางคนถ้านัดล่วงหน้านานเกินสองสัปดาห์ คุณอาจจะต้องส่งไปเตือนหนึ่งวันล่วงหน้าหรือก่อนเวลาประชุมจริงสักเล็กน้อย 

หากคนที่คุณเชิญอยู่ที่ประเทศต่างเวลากัน คุณควรให้เกียรติคนที่เข้าร่วมโดยการใช้เวลามาตรฐาน UTC หรือเลือกเวลาให้ตรงกับลูกค้าจะดีที่สุด ทั้งนี้มีเวบที่สามารถเทียบเวลาของหลายประเทศได้ เช่น https://www.worldtimebuddy.com/ ใช้ฟรีเพื่อเทียบเวลา 4 ประเทศ โดยกดเลือกเพิ่มหรือลด (กดเครื่องหมายกากบาทซ้ายมือสุดหน้าชื่อเมืองหรือประเทศเพื่อลบ กดค้นชื่อเพื่อเพิ่ม) ชื่อประเทศหรือชื่อเมืองตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างอเมริกาเป็นประเทศพื้นที่ time zone แต่ละรัฐต่างกัน บางครั้งเวลาอาจจะไม่ตรงกันให้ตรวจสอบด้วยชื่อรัฐ

ถ้าคุณใช้ outlook วิธีดูง่ายๆ ว่าคนในองค์กรเดียวกับเราว่างหรือติดประชุมอื่นหรือไม่ โดยไม่ต้องโทรถามทีละคน โดยกด meeting invitation แล้วใส่ชื่อคนที่ต้องการลงไป ไปที่ tab Meeting แล้วกด scheduling assistance (ตัวอย่างดังรูป) เพื่อดูว่าว่างหรือไม่ หรือติดประชุมอื่น คนเชิญก็สามารถหลีกเลี่ยงได้ และยังใช้เพื่อตรวจสอบว่าใคร accept, tentative, decline คำเชิญได้ด้วย

 2. ระหว่างประชุม

---

ตรงต่อเวลา หากผู้ที่เข้าร่วมประชุมมาช้า หรือสาย โดยมารยาทควรแจ้งล่วงหน้า ยกเว้นกรณีเร่งด่วนฉุกเฉินจริงๆ หากผู้เข้าร่วมประชุมช้าประมาณ 5-10 นาที ควรเริ่มประชุมทันที เพื่อให้เกียรติผู้ที่ตรงต่อเวลา

กรณีไม่มีผู้เข้าร่วมประชุมเลยทั้งที่กดยอมรับเวลาที่ตกลงไว้ ก่อนตัดสินใจยกเลิกอาจจะส่งไปเตือนว่า การประชุมได้เริ่มแล้วและรออีกประมาณ5 นาที 

กระชับการประชุม บางหัวข้อยังต้องลงรายละเอียด หรือข้อมูลไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจในที่ประชุม ผู้นำการประชุมควรจดไว้และขอคุยแยกในรายละเอียดนอกรอบ ไม่ควรปล่อยให้การประชุมเยิ่นเย้อยาวนาน ขาดประสิทธิภาพ

สรุป action ควรสรุป action และคนที่จำเป็นต้องทำให้ชัดเจน นอกจากจะเป็นการช่วยเตือนแล้ว ยังทำให้ทราบว่าผลของการประชุมมีใครต้องไปทำอะไรต่อบ้าง ก่อนจะกลับมาคุยกันอีกครั้ง 

3. จดบันทึกการประชุม Minute Of the Meeting (MOM)

---

ควรระบุวันเวลา ถ้าเป็นไปได้ให้จดว่าใครเป็นผู้นำการประชุม (Host) ผู้เข้าร่วม (Attendees) ใครขาดประชุม (Absence) ทั้งนี้เพื่อทราบว่าการตกลงนั้นมีใครเป็นผู้ลงความเห็นบ้าง หรือใครมีส่วนร่วมจากการประชุมครั้งนั้น

ควรระบุวันเวลา และกำหนดของแต่ละ action ไว้คร่าวๆว่าจะเสร็จวันไหน เพื่อให้มี milestone หมายถึงวันที่จะมาติดตามงานนั้นได้ และเขียนให้ชัดเจนว่าใครทำอะไร จาก action ที่สรุปมาระหว่างการประชุม หากมีผิดพลาด ไม่ถูกต้อง ขาดหรือเกิน ผู้ที่ได้รับจะได้ขอแก้ไขและทำความเข้าใจให้ถูกต้องตรงกัน

เทคนิคขั้นพื้นฐานนี้ดูเผินๆเหมือนไม่ยาก แต่หากไม่ได้ฝึกฝน หรือทำเป็นระบบอย่างมีขั้นตอน จะทำให้การประชุมขาดประสิทธิภาพ ประชุมนาน นัดหลายรอบ ผู้ที่ต้องเข้าเกิดความเบื่อหน่าย เพราะไม่เห็นผลจากการพูดคุยกันบ่อยๆ ยิ่งทำให้การสื่อสารแย่ลง หากใครมีโอกาสลองนำไปปรับใช้ โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่เริ่มต้นทำงานใหม่ ทำงานโปรเจค หรือถ้ามีเทคนิคดีๆเพิ่มเติม สามารถแบ่งปันและแนะนำในคอมเม้นต์ด้านล่างไว้ได้ 

ขอบคุณที่ติดตามค่ะ

#ProjectManager #Meeting #efficientMeeting #OutlookMeeting #วิธีการนัดประชุม #โปรเจคเมเนเจอร์ #SomTL

Credit: ที่มาของรูป 

ภาพเวลาเทียบหลายประเทศ https://www.worldtimebuddy.com/

ภาพการตรวจสอบเวบาประขุมผ่าน outlook https://support.microsoft.com