📄 รูปแบบเอกสาร (Document Format) เป็นลักษณะการจัดเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด ให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย อ่านเข้าใจง่าย มีความสวยงาม

แล้วเอกสารแบบไหนที่ต้องจัดฟอร์แมต?

จริง ๆ แล้ว เอกสารทุกอย่างต้องมีการจัดฟอร์แมตอยู่แล้ว เพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน และมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย แต่เอกสารบางประเภทจะต้องจัดรูปแบบตามที่ถูกกำหนดให้ถูกต้อง

📘 เอกสารเชิงวิชาการ

สำหรับเอกสารที่มีความสำคัญ ก็จะเป็นเอกสารวิชาการต่าง ๆ เช่น วิทยานิพนธ์ บทความวิจัย หนังสือราชการ เป็นต้น เอกสารเหล่านี้จะมีรูปแบบที่ถูกกำหนดไว้ ซึ่งเราจะต้องจัดฟอร์แมตให้เป็นไปตามที่กำหนด

เอกสารวิชาการหมายเหตุ ขออนุญาตเบลอภาพเนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งในเนื้อหางานวิจัยของผู้เขียน

📝 เอกสารทั่วไป

สำหรับเอกสารทั่วไป ก็จะเป็นเอกสารที่ไม่ต้องเน้นหลักการต่าง ๆ มาก ซึ่งจะแตกต่างจากเอกสารทางวิชาการ อย่างเช่น การเขียนบทความในแบบที่เรากำลังเขียนอยู่นี้ ถ้าทำออกมาในรูปแบบรวมเล่ม ก็จะต้องจัดรูปแบบในหน้าหนังสือให้มีความเป็นระเบียบ สวยงาม แต่การพิมพ์ลงบนสื่อโซเชียลมีเดียต่าง ๆ ก็ต้องจัดข้อความให้อ่านง่ายเช่นกัน

Advertisement

Advertisement

สิ่งสำคัญในการจัดรูปแบบเอกสารหรือข้อความที่เราจะต้องทำ คือ

1. การเว้นวรรค

การพิมพ์ข้อความหรือเนื้อหาจะต้องมีการเว้นวรรคระหว่างข้อความ เพื่อให้อ่านเข้าใจง่าย เราคงไม่พิมพ์ติดกันทั้งหมดเพราะจะทำให้อ่านยาก และในบางครั้งสื่อความหมายผิดไปเลยก็มี

ตัวอย่างรูปแบบการจัดเอกสาร2. การเว้นบรรทัด

การเว้นบรรทัดจะมี 2 แบบคือ ขึ้นบรรทัดใหม่ กับขึ้นย่อหน้าใหม่ ถ้าใช้โปรแกรม MS Word การขึ้นบรรทัดใหม่ให้กดแป้นพิมพ์ Shift + Enter ถ้าขึ้นย่อหน้าใหม่ให้กดแป้นพิมพ์ Enter เท่านั้น

แล้วมันต่างกันยังไง

การขึ้นบรรทัดใหม่ ข้อความจะยังคงอยู่ในย่อหน้าเดียวกัน แต่เป็นการกำหนดให้ข้อความอยู่คนละบรรทัด แต่ถ้าขึ้นย่อหน้าใหม่ (Paragraph) ข้อความก็จะอยู่กันคนละส่วน คนละย่อหน้า

Advertisement

Advertisement

สังเกตง่าย ๆ ในหน้าต่าง Editor นี้ก็ได้ครับ ถ้ากด Enter 1 ครั้ง ข้อความจะขึ้นย่อหน้าใหม่ ระยะห่างบรรทัดจะห่างกว่าปกติ แต่ถ้ากด Shift+Enter ข้อความจะขึ้นบรรทัดใหม่ แต่ยังคงอยู่ในย่อหน้าเดียวกัน ระยะห่างบรรทัดจะอยู่ชิดกัน 😊

3. ตรวจคำถูกคำผิด

ข้อนี้สำคัญมาก ในการพิมพ์เอกสารอะไรก็ตาม จะต้องมีการตรวจคำถูกคำผิด หรือที่เรียกว่าการพิสูจน์อักษร แม้แต่การพิมพ์บทความลงใน TrueID In-Trend ของผม ก็ต้องมีการตรวจคำผิดเช่นกัน อ่านอย่างน้อย 2 รอบก่อนโพสต์ แต่ถ้ากดปุ่ม ส่งเพื่อรีวิว เราจะไม่สามารถแก้ไขอะไรได้ ซึ่งต้องรอให้ทีมงานตรวจสอบให้อีกทีครับ ซึ่งถ้าทีมงานตรวจสอบแล้วพบจุดที่ผิด ก็จะมีรีเควสให้เราได้ทำการแก้ไขครับ เรียกได้ว่าต้องให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดครับ 😁

Advertisement

Advertisement

4. ระยะกั้นหน้ากันหลัง

ถ้าใช้ MS Word มันก็มีจะไอคอนให้เราเลือกใช้ หรือจะเป็นโปรแกรมประเภท Text Editor ต่าง ๆ ก็มีให้เลือกเช่นกัน โดยส่วนใหญ่เราจะกำหนดระยะกั้นหน้ากั้นหลังให้มันตรงกัน เราก็จะใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Justify แต่ถ้าพิมพ์ข้อความภาษาไทย ในโปรแกรม MS Word แนะนำให้ใช้เครื่องมือ Thai Distributed ครับ

Thai Distributed5. ระยะขอบ

เป็นสิ่งที่ต้องกำหนดครับ เพื่อให้มีระยะห่างของข้อความกับขอบกระดาษทั้ง 4 ด้าน ซึ่งถ้าคุณใช้โปรแกรม MS Word คุณสามารถเข้าไปกำหนดได้ในเมนู Layout ครับ แต่ใน Editor ของ TrueID In-Trend ที่คุณกำลังใช้งานอยู่นี้ ไม่มีฟังก์ชันการใช้งานในส่วนนี้มาให้ครับ

Layout from MS Wordฉะนั้น ไม่ว่าเราจะเขียนบทความหรือทำเอกสารใด ๆ ก็ตาม เราควรให้ความสำคัญในการจัดฟอร์แมตเอกสารนั้น ๆ เสมอ เพื่อให้อ่านเข้าใจง่าย และมีความสวยงาม รวมถึงความเป็นระเบียบเรียบร้อยด้วยครับ

หวังว่าบทความนี้คงจะมีประโยชน์ไม่มากก็น้อย ลองนำไปใช้กันดูนะครับ

ขอให้มีความสุขกับการทำงานครับ
อติ

เครดิตรูปภาพ : ภาพประกอบโดยผู้เขียนเองทั้งหมด, ภาพเอกสารเชิงวิชาการ เป็นเล่มวิจัยของผู้เขียนเอง
ภาพประกอบปกบทความ เป็นภาพฟรีจาก Canva.com